Cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è un documento di origine commerciale. Documenti di origine La traccia cartacea delle transazioni finanziarie di una società viene indicata nella contabilità come documenti di origine. Se gli assegni vengono scritti per essere pagati, le vendite vengono effettuate per generare ricevute, le fatture di fatturazione vengono inviate dai fornitori o le ore di lavoro sono registrate sul foglio presenze di un dipendente: tutti i rispettivi documenti sono documenti di origine. che viene emesso dall'ufficio acquisti di un'azienda al momento dell'invio di un ordine ai suoi fornitori o fornitori. Il documento indica i dettagli sugli articoli che devono essere acquistati, come i tipi di merce, la quantità e il prezzo. In termini semplici, è il contratto redatto dall'acquirente al momento dell'acquisto della merce dal venditore.

Ordinazione d'acquisto

Fasi di ordinazione

1. L'acquirente crea una richiesta di acquisto

Prima di inviare l'ordine di acquisto al fornitore, il primo passaggio consiste nel creare una richiesta di acquisto. Si tratta di un documento rilasciato all'interno dell'azienda all'ufficio acquisti per tenere traccia della merce ordinata.

La richiesta di acquisto aiuta anche l'azienda a tenere un conto delle proprie spese. Spese Una spesa è un tipo di spesa che scorre nel conto economico e viene detratta dalle entrate per arrivare all'utile netto. In base al principio della competenza nella contabilità, le spese sono rilevate quando sono sostenute, non necessariamente quando sono pagate. . L'ordine di acquisto viene creato solo dopo che la richiesta di acquisto è stata approvata dal manager autorizzato.

2. L'acquirente crea un ordine di acquisto

Quando vengono concordate le merci da acquistare, viene creato l'ordine di acquisto. Il PO elenca la data dell'ordine, le informazioni di spedizione FOB Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), indicato anche come Franco a bordo, è un termine di diritto commerciale internazionale pubblicato dalla Camera di commercio internazionale (ICC). , condizioni di sconto, nomi dell'acquirente e del venditore, descrizione della merce acquistata, numero articolo, prezzo, quantità e numero PO.

Il numero PO è un numero univoco associato a un determinato ordine. Serve a due scopi. Uno è garantire che la merce ordinata corrisponda a quella ricevuta. In secondo luogo, il numero dell'ordine di acquisto viene abbinato alla fattura per assicurarsi che all'acquirente venga addebitato l'importo corretto per la merce.

3. Il venditore accetta (o rifiuta) l'ordine di acquisto

In fondo all'ordine di acquisto è presente una linea tratteggiata per consentire al responsabile autorizzato del venditore di firmare l'ordine. L'ordine di acquisto include tutti i dettagli sulla transazione e su ciò che l'acquirente si aspetta di ricevere. Una volta che il venditore riceve l'ordine di acquisto, ha il diritto di accettare o rifiutare il documento. Tuttavia, una volta accettato il PO, diventa un contratto legalmente vincolante per entrambe le parti coinvolte.

4. L'acquirente registra l'ordine di acquisto

Una volta effettuato l'ordine, l'ordine di acquisto rimane "aperto". Un ordine di acquisto aperto è un ordine di acquisto in cui viene effettuato l'ordine ma la merce non è stata ancora ricevuta oppure può significare che è stata ricevuta solo una parte dell'ordine. In ogni caso, significa che la consegna della merce non è completa.

Vantaggi degli ordini di acquisto

1. Evita gli ordini duplicati

Gli ordini di acquisto portano numerosi vantaggi a un'azienda. La cosa più importante è che aiuta a evitare ordini duplicati. Quando un'azienda decide di ridimensionare l'attività, i PO possono aiutare a tenere traccia di ciò che è stato ordinato e da chi.

Inoltre, quando un acquirente ordina prodotti simili, la corrispondenza delle fatture può essere difficile. L'ordine di acquisto funge da controllo per le fatture che devono essere pagate.

2. Tiene traccia degli ordini in arrivo

Inoltre, gli ordini di acquisto aiutano a tenere traccia degli ordini in entrata e un sistema di ordini di acquisto ben organizzato può aiutare a semplificare l'inventario Inventario Inventario è un conto delle attività correnti che si trova nel bilancio, composto da tutte le materie prime, lavori in corso e prodotti finiti che un'azienda ha accumulato. È spesso considerato il più illiquido di tutte le attività correnti, quindi è escluso dal numeratore nel calcolo del rapporto rapido. e processo di spedizione.

3. Serve come documenti legali

Gli ordini di acquisto fungono da documenti legali e aiutano a evitare future controversie riguardanti la transazione.

In che modo il fornitore utilizza l'ordine di acquisto?

Gli ordini di acquisto svolgono un ruolo importante nel processo di gestione dell'inventario. Quando il fornitore riceve l'ordine di acquisto, preleverà gli articoli elencati nell'ordine di acquisto dal proprio inventario. L'ordine di acquisto aiuta a tenere una registrazione dell'inventario a portata di mano e identificare eventuali discrepanze tra i valori mostrati nei record e le scorte effettive.

Inoltre, il fornitore ha bisogno del PO per evadere correttamente l'ordine. L'acquirente verrà inoltre addebitato dal fornitore in base ai termini di pagamento concordati nel PO.

Ordine di acquisto vs. fattura

L'ordine di acquisto è un documento generato dall'acquirente e ha lo scopo di ordinare merci dal fornitore. La fattura , d'altra parte, è generato dal fornitore e mostra quanto il compratore deve pagare per i beni acquistati dal fornitore. Il PO è un contratto di vendita mentre la fattura è la conferma della vendita.

Ordine di acquisto vs. ordine di vendita

Mentre l'ordine di acquisto mostra quali merci sono state ordinate dal fornitore, l' ordine di vendita viene generato dal fornitore e inviato all'acquirente. Significa la conferma o l'approvazione della vendita. Al giorno d'oggi, il processo PO non è più cartaceo e l'acquirente di solito invia ai suoi fornitori un PO elettronico. Questo viene fatto utilizzando il modulo PO nel software ERP. Aiuta ad accelerare il processo di acquisto riducendo la possibilità di errore.

Più risorse

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  • Vendite a credito Vendite a credito Le vendite a credito si riferiscono a una vendita in cui l'importo dovuto verrà pagato in una data successiva. In altre parole, le vendite a credito sono acquisti effettuati da clienti che non effettuano il pagamento completo, in contanti, al momento dell'acquisto.
  • Ciclo di vendita e raccolta Ciclo di vendita e raccolta Il ciclo di vendita e raccolta, noto anche come ciclo di entrate, crediti e entrate (RRR), è composto da varie classi di transazioni. Le classi di transazioni relative alle vendite e agli incassi sono le tipiche registrazioni prima nota che addebitano la contabilità clienti e accreditano i ricavi di vendita e addebitano contanti e accrediti
  • Contratto di vendita e acquisto Contratto di rappresentanza del venditore Un contratto di rappresentanza del venditore, noto anche come contratto di quotazione, è un accordo tra un venditore di immobili e una società di intermediazione che fornisce informazioni dettagliate sulla proprietà in vendita. Costituisce la base delle trattative tra il venditore e l'acquirente tramite un agente.
  • Credito commerciale Credito commerciale Un credito commerciale è un accordo o un'intesa tra agenti impegnati in affari tra loro che consente lo scambio di beni e servizi

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