Il budget partecipativo è un processo di definizione del budget in cui le persone che si trovano ai livelli inferiori di gestione sono coinvolte nel processo di preparazione del budget. A differenza del budget imposto Budget imposto Il budget imposto, noto anche come budget top-down, è il processo in cui il top management di un'azienda prepara un budget e quindi lo impone ai manager di livello inferiore per l'implementazione. Inizia dall'alto, dove il budget viene preparato dal processo di senior management, il budget partecipativo condivide la responsabilità con i manager di livello inferiore per dare loro un senso di appartenenza al business.
Il budget partecipativo tende anche a produrre budget più realizzabili poiché i dipendenti di livello inferiore sono in una posizione migliore per informare i loro supervisori dove è necessario stanziare i fondi. Quando un'organizzazione implementa il budget partecipativo, mostra la fiducia del top management nel proprio personale. Il senso di appartenenza dei dipendenti dà loro la motivazione per lavorare sodo e raggiungere gli obiettivi che hanno contribuito a preparare.
Come funziona
Un budget ha maggiori possibilità di essere realizzabile se le persone che lo preparano sono a conoscenza dei costi sostenuti all'interno dell'organizzazione. Sebbene il top management possa possedere le informazioni necessarie sulla gestione dell'azienda, potrebbe non essere a conoscenza dei costi sostenuti a livello dipartimentale. Significa che possono sottostimare i costi o sovrastimare i ricavi previsti Guida agli utili Una guida agli utili è l'informazione fornita dalla direzione di una società quotata in borsa in merito ai suoi risultati futuri attesi, comprese le stime. Alla fine influenzerà il funzionamento del dipartimento a causa di carenze di cassa. Però,coinvolgere i manager subordinati per coordinare il processo di preparazione del budget andrà a vantaggio dell'azienda poiché questi manager hanno migliori informazioni sulla gestione dei rispettivi dipartimenti.
Un processo di budgeting partecipativo sarà più efficace quando l'organizzazione adotta un sistema di controlli ed equilibri per impedire ai manager indisciplinati di abusare del loro potere. Poiché il budget si sposta dai dirigenti inferiori a quelli intermedi e quindi al top management, la bozza del budget può essere rivista a ogni livello di gestione, con l'ultima parola ai vertici.
Ad ogni livello manageriale di revisione, i manager sono interessati a identificare eventuali costi che possono comportare sprechi e inefficienze nell'azienda. Prima di apportare modifiche alla bozza di bilancio, i dirigenti di livello inferiore devono essere coinvolti per fornire le loro ragioni per fornire determinati suggerimenti nel budget. Ciò si tradurrà in un uso efficace dei fondi quando i manager lavorano fianco a fianco con il personale contabile.
Vantaggi del bilancio partecipativo
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell'implementazione di un approccio di budget partecipativo in un'organizzazione:
1. Trasferimento di informazioni verso l'alto
Uno dei vantaggi del budget partecipativo è la condivisione delle informazioni dai manager a livello di dipartimento al top management. Significa che i manager subordinati hanno la possibilità di presentare le loro opinioni su alcune questioni organizzative.
I manager hanno anche la possibilità di discutere le difficoltà che incontrano nella preparazione del budget e di riflettere sui modi per risolvere i problemi. Sia i vertici aziendali che i subordinati hanno inoltre la possibilità di condividere i propri punti di vista su alcune tematiche di interesse.
2. Motivazione dei dipendenti
Quando i dipendenti sono coinvolti nel processo di preparazione del budget, acquisiscono una parte del processo di definizione del budget. Dà loro un senso di appartenenza quando i loro suggerimenti sono presi in considerazione dal senior management. Si sentono anche apprezzati dal management quando hanno l'opportunità di sedersi con i top manager e condividere le loro opinioni su determinati punti di interesse. Il coinvolgimento dei dipendenti nel processo ne migliora il morale. Morale dei dipendenti Il morale dei dipendenti è definito come la soddisfazione generale, le prospettive e le sensazioni di benessere che un dipendente conserva sul posto di lavoro. In altre parole, si riferisce a quanto i dipendenti si sentono soddisfatti del loro ambiente di lavoro. Il morale dei dipendenti è importante per molte aziende a causa del suo effetto diretto, fornendo loro una maggiore spinta a lavorare di più per il raggiungimento degli obiettivi che hanno contribuito a fissare.
3. Obiettivo congruenza
La congruenza degli obiettivi si riferisce all'accordo tra gli obiettivi del dipendente e gli obiettivi generali dell'azienda. Affinché l'azienda possa creare un budget realizzabile, sia la direzione che il personale devono fissare obiettivi che si muovono nella stessa direzione.
Ad esempio, se l'obiettivo dell'azienda è raddoppiare la capacità produttiva nel prossimo anno, questa dovrebbe essere condivisa con i dipendenti poiché sono le persone incaricate di attuare la proposta. Se non c'è accordo tra gli obiettivi dell'azienda e gli obiettivi dei dirigenti subordinati, sarà impossibile raggiungere gli obiettivi prefissati.
Svantaggi del bilancio partecipativo
1. Richiede tempo
La limitazione più comune di un budget partecipativo è che richiede tempo rispetto a un budget imposto. Poiché la preparazione del budget parte dal livello di dipartimento verso l'alto, potrebbe verificarsi una partecipazione eccessiva che potrebbe far deragliare il processo. Coinvolgere tutti i dipendenti di ciascun dipartimento significa che le trattative potrebbero richiedere troppo tempo prima che il personale raggiunga un accordo. Se non c'è accordo, la direzione dovrà prendere la decisione finale, il che significa che il personale dovrà accettare una decisione imposta.
2. Rilassamento di bilancio
L'altro limite è il margine di flessibilità del bilancio Il margine di flessibilità del bilancio è la pratica di sovrastimare le spese e / o sottovalutare le entrate previste quando si prepara una dichiarazione di bilancio per il periodo finanziario successivo. È un cuscino creato dal management o dai manager di livello inferiore per preparare stime di budget che non saranno difficili da raggiungere. . I dipendenti possono sovrastimare i costi e / o sottostimare le proiezioni dei ricavi come un modo per manipolare il budget a proprio vantaggio. Significa che i manager subordinati stabiliranno obiettivi che sono sicuri di raggiungere e persino di superare nel prossimo esercizio finanziario. Ciò accade principalmente quando la performance del manager viene misurata sulla base del raggiungimento del budget. Rendendo il budget facile da raggiungere, i manager saranno visti come superiori ai loro obiettivi.
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