Ogni volta che un'azienda è coinvolta in una transazione finanziaria, viene generata una traccia cartacea. Questa traccia cartacea è indicata nella contabilità come documento di origine. Se gli assegni vengono scritti per essere pagati, le vendite vengono effettuate per generare ricevute, le fatture di fatturazione vengono inviate dai fornitori o le ore di lavoro sono registrate sul foglio presenze di un dipendente: tutti i rispettivi documenti sono documenti di origine.
L'importanza dei documenti di origine
I documenti di origine sono, prima di tutto, importanti per la contabilità e il processo contabile Teoria della contabilità finanziaria La teoria della contabilità finanziaria spiega il "perché" dietro la contabilità: i motivi per cui le transazioni vengono riportate in determinati modi. Questa guida ti aiuterà a comprendere i principi fondamentali alla base della teoria della contabilità finanziaria perché servono come prova fisica che una transazione finanziaria è effettivamente avvenuta. Al giorno d'oggi, questi documenti non devono necessariamente essere una copia cartacea fisica, possono essere una forma elettronica di conferma.
Inoltre, anche i documenti di origine sono essenziali nel processo di controllo. Quando le società si sottopongono a una revisione, l'accesso del revisore a una traccia cartacea chiara e accessibile di tutte le operazioni aumenta la legittimità e l'indipendenza complessive della revisione. Per riaffermare l'accuratezza dei saldi della società nei conti individuali, i revisori devono avere pieno accesso a tutti i documenti. Nel complesso, per gestire un'attività in modo più fluido e migliorare la trasparenza, tutti i documenti di origine dovrebbero essere conservati e archiviati per riferimento futuro.
Tipi comuni di documenti di origine
Nella sua forma più semplice, un documento di origine contiene generalmente le seguenti informazioni:
- La data della transazione
- L'importo totale della transazione
- Una descrizione della transazione
- Una o più firme autorizzative
I documenti più comuni sono:
- Controlli
- Fatture
- Ricevute
- Note di credito
- Cartellini dei dipendenti
- Distinte di deposito
- Ordini di acquisto
Archiviazione documenti
Qualsiasi informazione generata attraverso i documenti di origine deve essere correttamente registrata nel giornale della società, nel software di contabilità o nei libri finanziari. Dopo la registrazione iniziale, tutti i documenti devono essere conservati e organizzati in un file e inseriti in un sistema in modo che possano essere recuperati in qualsiasi momento. È anche importante registrare le procedure generali di controllo interno Guida di audit forense Un audit forense è un audit dettagliato dei registri di una società da utilizzare in un tribunale in un procedimento legale. Sono coinvolti commercialisti, avvocati e professionisti della finanza. In tale audit, cercheranno corruzione, conflitti di interesse, tangenti, estorsioni, appropriazione indebita di beni, frodi finanziarie specificando chi nell'azienda può accedere e autorizzare pagamenti, ordini e altre transazioni.
Originalità dei documenti di origine
La maggior parte delle volte, le fotocopie dei documenti originali sono legalmente consentite. Secondo l'IRS (Internal Review Service) degli Stati Uniti, purché queste fotocopie siano rappresentazioni complete, leggibili e accurate del documento originale, sono legalmente accettabili. Allo stesso modo, la Canadian Revenue Agency (CRA) accetta documenti scansionati a condizione che i record siano prodotti e conservati in formato cartaceo o archiviati in un formato accessibile e leggibile elettronicamente. Sebbene organizzare e archiviare questi documenti possa essere noioso, dedicare del tempo extra per mantenere correttamente una traccia cartacea e creare un modo semplice per accedere a questi documenti può comportare enormi risparmi di tempo in futuro e garantisce anche una maggiore trasparenza.
Risorse addizionali
Di seguito sono riportate diverse risorse finanziarie gratuite aggiuntive per aiutarti nel tuo percorso per far avanzare la tua carriera finanziaria.
- Contabilità delle imposte sul reddito Contabilità delle imposte sul reddito Le imposte sul reddito e la relativa contabilità sono un'area chiave della finanza aziendale. Avere una comprensione concettuale della contabilità delle imposte sul reddito consente a un'azienda di mantenere la flessibilità finanziaria. L'imposta è un campo complicato da navigare e spesso confonde anche gli analisti finanziari più esperti.
- Analisi del bilancio Analisi del bilancio Come eseguire l'analisi del bilancio. Questa guida ti insegnerà a eseguire l'analisi del rendiconto finanziario del conto economico, dello stato patrimoniale e del rendiconto finanziario, inclusi margini, rapporti, crescita, liquidità, leva finanziaria, tassi di rendimento e redditività.
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