Un buono è un documento interno all'interno di una società emesso dalla contabilità fornitori Contabilità fornitori La contabilità fornitori è una passività sostenuta quando un'organizzazione riceve beni o servizi dai propri fornitori a credito. I debiti dovrebbero essere estinti entro un anno o entro un ciclo operativo (a seconda di quale sia il più lungo). L'AP è considerata una delle forme più liquide di dipartimento delle passività correnti (AP). Può essere visto come un "promemoria" delle passività dell'azienda e viene utilizzato per autorizzare un pagamento.
In ogni azienda esiste un reparto contabilità fornitori incaricato di effettuare i pagamenti dovuti ai suoi creditori e fornitori.
Un voucher è un documento di backup necessario per avviare la procedura di raccolta e archiviazione di tutti gli altri documenti necessari per estinguere una passività.
Una caratteristica importante della contabilità interna di un'azienda è il meccanismo di controllo. Il meccanismo garantisce che ogni pagamento effettuato dalla società sia preventivamente autorizzato e che sia appropriato per i beni o servizi Prodotti e servizi Un prodotto è un elemento tangibile che viene immesso sul mercato per acquisizione, attenzione o consumo mentre un servizio è un elemento immateriale, che deriva da ricevuto in base agli accordi preesistenti.
In altre parole, un buono è un documento giustificativo per una fattura ricevuta dall'azienda. Una volta emesso il voucher, significa che la fattura è stata controllata ed è stato confermato che deve essere pagata. Il buono autorizza il pagamento della fattura in un'unica soluzione che verrà trascritta in bilancio.
Come funzionano i voucher
Nelle transazioni business-to-business, spesso i pagamenti non sono dovuti immediatamente. Possono essere pagati con un ritardo consentito che può variare tra 30, 60 o 90 giorni. Quando l'azienda riceve le forniture con la fattura, anziché rilasciare immediatamente il pagamento, crea un buono come promemoria dei pagamenti dovuti o come dichiarazione del pagamento già effettuato.
Un buono può includere vari documenti giustificativi. I più comuni sono elencati di seguito:
- La fattura ricevuta dal fornitore
- I dati del fornitore da pagare (nome, indirizzo, numero di telefono)
- I dati per il pagamento (importo dovuto, incluso un possibile sconto e data di scadenza per il pagamento)
- L'ordine di acquisto iniziale Ordine di acquisto Un ordine di acquisto è un documento di origine commerciale che viene emesso dal reparto acquisti di un'azienda quando si effettua un ordine con i fornitori dell'azienda o effettuato dalla società
- La ricevuta che conferma che l'azienda ha ricevuto la merce oi servizi indicati in fattura
- I conti di contabilità generale Contabilità generale In contabilità, una contabilità generale (GL) è un record di tutte le transazioni passate di una società, organizzate per conti. I conti di contabilità generale (GL) contengono tutte le transazioni di debito e di credito che li interessano. Inoltre, includono informazioni dettagliate su ciascuna transazione, necessarie per motivi contabili
- La firma di un rappresentante autorizzato presso la società (come il capo del reparto contabilità fornitori) che convalida l'acquisto e il pagamento
- La prova del pagamento, inclusa nella documentazione del voucher
Il grafico seguente mostra il processo di preparazione di un voucher:
Principio contabile
Considerando le informazioni di cui sopra, puoi vedere che ci sono due tipi di voucher:
- Buoni che hanno un saldo dovuto dovuto; e
- Buoni che si riferiscono a una fattura già pagata.
Il primo tipo (pagamento dovuto) è registrato nello stato patrimoniale Stato patrimoniale Lo stato patrimoniale è uno dei tre rendiconti finanziari fondamentali. Queste dichiarazioni sono fondamentali sia per la modellazione finanziaria che per la contabilità. Il bilancio mostra le attività totali della società e il modo in cui queste attività vengono finanziate, tramite debito o capitale proprio. Attività = Passività + Patrimonio netto come debiti. Dopo il pagamento, il voucher verrà registrato come voucher pagato e dovrà essere allegata la prova del pagamento.
importanza dei buoni
I buoni sono particolarmente importanti quando viene eseguita una verifica. Per legge, tutte le società sono soggette a una procedura di revisione che verifica la veridicità delle informazioni in bilancio. Grazie al voucher, il revisore incaricato può facilmente verificare che tutti i beni acquistati, ovvero i servizi pagati, siano stati effettivamente ricevuti dall'azienda. Pertanto, i buoni vengono utilizzati per giustificare e documentare i pagamenti in contanti dell'azienda.
D'altra parte, i buoni vengono utilizzati internamente per ridurre il rischio di comportamenti scorretti da parte dei dipendenti e dissuaderli dal colludere per sottrarre beni aziendali. I buoni creano una traccia cartacea, che documenta tutte le persone coinvolte in quella particolare transazione, nonché le loro attività associate a quella transazione. In tal modo, è più facile valutare chi è responsabile di cosa.
Esempio di buoni
Un piccolo minimarket ordina cibo fresco dal proprio fornitore ogni pochi giorni. Il responsabile del reparto alimenti freschi ordina 50 libbre di carne e pesce e il proprietario avvia l'ordine per approvare la consegna. Quando il minimarket riceve l'ordine, il contenuto della consegna viene confrontato con l'ordine per assicurarsi che tutto sia stato ricevuto.
A questo punto viene emesso un buono. Contiene l'ordine di acquisto, la ricevuta di spedizione e la fattura. È incluso anche l'importo dovuto e sarà registrato nella contabilità fornitori fino al pagamento.
Il voucher verrà inviato al proprietario, che rivede tutto per assicurarsi che tutte le informazioni siano corrette, quindi il pagamento verrà approvato. Successivamente, la transazione viene chiusa e il buono verrà registrato come buono pagato nel bilancio.
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