Una data room è un luogo sicuro utilizzato per archiviare dati privilegiati, solitamente per procedimenti legali o fusioni e acquisizioni Fusioni Acquisizioni Processo di fusione e acquisizione Questa guida ti guida attraverso tutti i passaggi del processo di fusione e acquisizione. Scopri come vengono completate fusioni, acquisizioni e accordi. In questa guida, illustreremo il processo di acquisizione dall'inizio alla fine, i vari tipi di acquirer (acquisti strategici o finanziari), l'importanza delle sinergie e le transazioni sui costi di transazione. Le sale dati vengono utilizzate per archiviare documenti, condividere file, proteggere documenti sensibili e condurre transazioni finanziarie. Ci sono due tipi di sale dati: data room fisica e virtual data room .
Nelle fusioni e acquisizioni, la data room viene solitamente allestita nei locali o negli uffici del venditore, dove gli acquirenti, i venditori e gli avvocati che gestiscono le transazioni possono incontrarsi per accedere ai documenti.
Data Room fisica
La data room fisica è anche nota come due diligence Due diligence La due diligence è un processo di verifica, indagine o audit di un potenziale accordo o opportunità di investimento per confermare tutti i fatti rilevanti e le informazioni finanziarie e per verificare qualsiasi altra cosa sollevata durante un'operazione di fusione e acquisizione o un processo di investimento. La due diligence viene completata prima della chiusura di un accordo. sala dati. È un luogo fisico stabilito dal venditore per archiviare i documenti essenziali richiesti durante una transazione M&A. La data room fa parte del processo di due diligence; acquirenti e avvocati che rappresentano l'acquirente possono accedervi prima di concludere la transazione.
L'acquirente avrà spesso bisogno di ottenere quante più informazioni possibili sulla società acquistata prima di concludere l'affare. Pertanto, il venditore di solito conserva i documenti richiesti in una posizione centrale che è continuamente monitorata e protetta per limitare l'accesso alle sole persone autorizzate. Spesso, il venditore consentirà l'accesso a un offerente / acquirente alla volta, insieme al proprio team di esperti, come un modo per mantenere l'integrità dei documenti.
Nelle grandi transazioni di fusione e acquisizione che coinvolgono molti offerenti, i venditori richiederanno agli acquirenti di volare nel paese o nella regione e di essere disponibili durante tutto il processo. Poiché il processo prevede l'hosting di un gran numero di acquirenti ed esperti di alto livello, il costo di gestione di una data room fisica è spesso elevato. Per gestire al meglio i costi, la maggior parte dei venditori si sta spostando in data room virtuali dove gli acquirenti ei loro esperti possono accedere ai documenti da remoto. Una data room virtuale è sostanzialmente meno costosa in termini di tempo e costi rispetto a una data room fisica.
Data room virtuale
Una data room virtuale è una soluzione cloud per la protezione e la condivisione di informazioni riservate. Può facilitare il processo di due diligence di un accordo di fusione e acquisizione o di capitale di rischio Venture Capital Il capitale di rischio è una forma di finanziamento che fornisce fondi a società emergenti in fase iniziale con elevato potenziale di crescita, in cambio di azioni o quote di proprietà. I venture capitalist corrono il rischio di investire in società startup, con la speranza di ottenere rendimenti significativi quando le società avranno successo. transazione consentendo ai potenziali acquirenti di accedere ai dati tramite una connessione Internet sicura. Le data room virtuali stanno rapidamente sostituendo le data room fisiche grazie alla loro efficienza in termini di costi, facilità di accessibilità e misure di sicurezza.
Le funzionalità standard delle virtual data room includono uno strumento di domande e risposte, note, autenticazione a più fattori e autorizzazioni avanzate. Con l'aumento dei problemi di sicurezza online, i fornitori di data room virtuali stanno presentando miglioramenti della sicurezza più sofisticati per garantire l'integrità dei dati.
Come vengono utilizzate le data room virtuali
Transazioni di fusione e acquisizione
L'uso più diffuso delle data room virtuali è nelle fusioni e negli accordi di acquisizione. Gli acquirenti hanno spesso bisogno di accedere a grandi volumi di documenti riservati come parte del processo di due diligence. Molti di questi documenti sono di natura riservata e devono essere conservati in un luogo sicuro accessibile agli offerenti. Le data room virtuali consentono agli acquirenti di rivedere e scambiare documenti senza recarsi negli uffici del venditore. Inoltre, rende il processo di revisione più economico poiché l'acquirente non ha bisogno di gestire documenti cartacei di grandi dimensioni o pagare il viaggio di più esperti per esaminare i documenti.
Procedimenti giudiziari
I procedimenti giudiziari spesso comportano il trattamento di grandi volumi di documenti. Alcuni di questi documenti sono altamente riservati e possono essere facilmente smarriti o rubati. L'uso di data room virtuali consente ad avvocati, regolatori e altre parti interessate di accedere ai documenti da remoto senza preoccuparsi che i documenti vengano rubati.
Le sale dati virtuali entrano in gioco anche quando un caso coinvolge team internazionali che lavorano sullo stesso caso. Le squadre possono accedere a tutti i documenti richiesti da un luogo centrale, senza la necessità di volare fuori per accedere ad alcuni documenti. Se l'integrità di questi documenti è minacciata, la parte emittente può impostare i documenti come "sola visualizzazione" per limitare l'accesso.
Offerta pubblica iniziale (IPO)
Quando una società sta emettendo un'offerta pubblica iniziale (IPO), un'offerta pubblica iniziale (IPO) è la prima vendita di azioni emesse da una società al pubblico. Prima di un'IPO, una società è considerata una società privata, di solito con un piccolo numero di investitori (fondatori, amici, familiari e investitori aziendali come venture capitalist o angel investor). Scopri cos'è una IPO, una quantità significativa di documenti è coinvolta in quanto avvocati, banchieri di investimento e altre parti sono tenuti a firmare e verificare i documenti. L'archiviazione di questi documenti in una data room virtuale garantisce la sicurezza e l'integrità dei documenti e impedisce l'accesso da parte di terzi che non fanno parte della transazione. L'azienda può anche garantire che i concorrenti non abbiano accesso a questi documenti impedendo la copia, la stampa e la modifica dei documenti.
Data room fisiche e data room virtuali
Un gran numero di aziende sta passando da data room fisiche a data room virtuali per i seguenti motivi:
Costi operativi e di configurazione inferiori
Gestire una data room virtuale è spesso più economico poiché l'unica cosa che un'azienda richiede è un sistema informatico sicuro e l'accesso ai documenti online. Con una sala dati fisica, l'azienda dovrà affittare uno spazio fisico e assumere una società di sicurezza per mantenere la stanza sotto sorveglianza 24 ore su 24.
Inoltre, quando i potenziali acquirenti vengono a esaminare i documenti, l'azienda dovrà sostenere un costo aggiuntivo per il pagamento del viaggio, dell'alloggio e dei pasti. L'implementazione di una data room virtuale elimina tutte le spese di cui sopra, quindi i costi operativi sono inferiori.
Accessibilità globale
Una data room virtuale è ospitata su Internet; chiunque nel mondo può accedere ai documenti. Offre agli investitori di tutto il mondo l'accesso a documenti vitali che li aiuteranno a prendere una decisione informata. L'accessibilità globale aumenta anche la concorrenza tra gli acquirenti, poiché la società acquisita può trarre vantaggio dall'ottenere un prezzo più alto di quanto potrebbe essere possibile quando la concorrenza è limitata a una specifica posizione geografica.
Conserva i documenti
L'archiviazione dei documenti in una data room virtuale garantisce che le informazioni siano conservate in modo sicuro per tutto il tempo che l'azienda desidera. I documenti non sono influenzati da cause naturali come incendi e tempeste, come nel caso delle sale dati fisiche. La conservazione dei documenti nelle sale dati tradizionali espone i documenti all'usura e i documenti continueranno ad accumularsi fino al punto in cui sarà difficile accedere ai documenti degli anni precedenti.
Risorse addizionali
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