L'impostazione del budget dal basso verso l'alto è un metodo di definizione del budget che inizia a livello di reparto, salendo al livello superiore. Ogni dipartimento all'interno dell'organizzazione è tenuto a compilare un elenco delle cose di cui ha bisogno, i progetti che intende realizzare nel prossimo periodo finanziario Anno fiscale (FY) Un anno fiscale (FY) è un periodo di 12 mesi o 52 settimane utilizzato da governi e imprese a fini contabili per formulare relazioni finanziarie annuali. Un anno fiscale (FY) non segue necessariamente l'anno solare. Potrebbe trattarsi di un periodo come il 1 ottobre 2009 - 30 settembre 2010. e stime dei costi. Vengono quindi riassunte le stime di tutti i reparti per ottenere il budget complessivo dell'azienda. I responsabili di ogni dipartimento sono tenuti a dare il loro contributo poiché conoscono le stime dei costi per i progetti da realizzare.
Come creare un budget bottom-up
Quello che segue è il processo di base che le organizzazioni seguono quando formulano un budget dal basso verso l'alto:
1. Identificare i singoli componenti dell'attività
Il primo passo quando si crea un budget bottom-up è identificare le singole componenti dell'attività e dei progetti che l'organizzazione prevede di realizzare nel prossimo esercizio finanziario. Elencare i componenti e i progetti e stabilire il costo stimato da sostenere.
Ad esempio, un reparto può includere costi come salari per dipendenti, mobili e arredi, acquisti e assunzioni di attrezzature, costi amministrativi SG&A SG&A include tutte le spese non di produzione sostenute da un'azienda in un dato periodo. Ciò include spese come affitto, pubblicità, marketing, contabilità, contenzioso, viaggi, pasti, stipendi della direzione, bonus e altro. A volte, può anche includere ammortamenti, spese per conferenze, ecc. Se l'organizzazione utilizza singoli progetti per ottenere stime di budget, deve prima ottenere un elenco di tutti i progetti da eseguire nell'anno successivo e quindi elaborare stime dei costi per ogni progetto.
2. Ottieni una somma delle proiezioni dei costi di ciascun dipartimento
Dopo che i dipartimenti hanno terminato di preparare un elenco di progetti e spese pianificati, i costi dovrebbero essere sommati per ottenere il budget totale per il dipartimento. Ad esempio, le stime dei costi del dipartimento delle risorse umane Gestione delle risorse umane Gestione delle risorse umane (HRM) è un termine collettivo per tutti i sistemi formali creati per aiutare nella gestione dei dipendenti e di altre parti interessate all'interno di a può includere $ 10.000 per il reclutamento del personale, $ 20.000 per stipendi e $ 6.000 per i costi amministrativi, portando il budget totale del dipartimento a $ 36.000. I responsabili dei dipartimenti degli altri dipartimenti dovrebbero elaborare i totali per i rispettivi dipartimenti.
3. Riassumere i budget di tutti i reparti
Dopo aver ottenuto i budget di tutti i reparti o dei progetti identificati, i budget dovrebbero essere sommati per ottenere il budget complessivo per l'organizzazione. I totali devono essere ottenuti dai capi dipartimento o dal responsabile dei progetti nominati dalla direzione dell'organizzazione.
4. Invia per approvazione
La fase finale del processo di budgeting bottom-up consiste nel sottoporre le stime di budget alla direzione per l'approvazione. Durante la revisione del budget, la direzione è interessata a sapere se i budget sono allineati con gli obiettivi e gli obiettivi che l'azienda vuole raggiungere nel prossimo periodo finanziario.
Se soddisfatta del budget, la direzione approverà le stime del budget e le invierà al dipartimento finanziario per effettuare gli stanziamenti ai singoli dipartimenti. Tuttavia, se la leadership dell'azienda non è soddisfatta delle stime del budget, può chiedere ai responsabili di reparto di apportare le modifiche necessarie prima che il budget venga nuovamente sottoposto all'approvazione.
Vantaggi del budget bottom-up
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi che le organizzazioni ricevono quando utilizzano il budget dal basso verso l'alto:
1. Migliore precisione
Il budget bottom-up calcola le stime del budget dal livello più basso, il che aiuta a migliorare l'accuratezza e la responsabilità del budget. Il processo coinvolge tutte le persone in ogni dipartimento. Le stime fornite saranno il più vicino possibile alla realtà poiché i dipendenti sono in una posizione migliore per comprendere i costi, le risorse, le spese e le esigenze dei rispettivi dipartimenti. Quando le stime per tutti i reparti vengono sommate per ottenere il budget complessivo, il senior management dovrebbe sapere cosa aspettarsi nel prossimo anno.
2. Motivazione dei dipendenti
Quando i dipendenti sono coinvolti nel processo di definizione del budget, sono motivati a lavorare sodo per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. I dipendenti di ogni dipartimento dell'organizzazione sono coinvolti nella formulazione delle stime di budget, dando loro un senso di appartenenza nel processo di definizione del budget.
Budgeting bottom-up vs. budgeting top-down
Budget top-down Budget top-down Il budget top-down si riferisce a un metodo di budgeting in cui l'alta direzione prepara un budget di alto livello per l'azienda. L'alta direzione dell'azienda prepara il budget in base ai propri obiettivi e poi lo trasmette ai responsabili di reparto per l'implementazione. e il budget dal basso verso l'alto sono i due tipi di budget più diffusi nel budget aziendale. Il budget top-down inizia con l'alta direzione che crea un budget per l'intera organizzazione e assegna i budget ai reparti.
I reparti sono quindi tenuti a creare le proprie stime di budget che sono limitate agli importi assegnati dal top management. Sebbene il processo di definizione del budget dall'alto verso il basso richieda meno tempo, alcuni reparti potrebbero avere difficoltà a rientrare negli importi stanziati dalla direzione, poiché la direzione potrebbe non essere a conoscenza di tutti i costi associati che un reparto può sostenere.
Il budget bottom-up conferisce ai capi dipartimento più potere nel contribuire al budget organizzativo. Le stime del budget a livello di reparto vengono riassunte per ottenere il budget organizzativo complessivo che viene inviato all'alta direzione per l'approvazione.
Il processo di budgeting dal basso verso l'alto consente ai dipendenti di possedere il processo poiché hanno familiarità con le spese a livello di dipartimento. Saranno anche motivati a lavorare sodo poiché sentono che il loro contributo nell'organizzazione è apprezzato dalla direzione. Al rovescio della medaglia, i reparti possono produrre budget fuori target e non in linea con gli obiettivi dell'azienda. Potrebbe essere necessario modificare il budget per riflettere gli obiettivi dell'azienda e rimuovere le spese non necessarie.
Più risorse
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