La gestione del progetto coinvolge molteplici sfaccettature, la cui implementazione e monitoraggio può richiedere molto tempo. Pertanto, è cruciale per i responsabili di progetto. Knowledge Workers Il termine "knowledge worker" è stato coniato per la prima volta da Peter Drucker nel suo libro The Landmark of Tomorrow (1959). Drucker ha definito i knowledge worker di alto livello per identificare le opportunità che aiutano ad aumentare l'efficienza e la qualità. Una strategia che può essere utilizzata è RAID, che sta per R isks, A ssumptions, I ssues e D ependencies. Un registro RAID è un efficace strumento di gestione del progetto che mira a centralizzare e semplificare la raccolta, il monitoraggio e il monitoraggio delle informazioni sul progetto. Continua a leggere per saperne di più sul registro RAID nella gestione dei progetti.
Rischi e problemi nel RAID
Rischi Rischio sistematico Il rischio sistematico è quella parte del rischio totale causato da fattori al di fuori del controllo di una specifica azienda o individuo. Il rischio sistematico è causato da fattori esterni all'organizzazione. Tutti gli investimenti o titoli sono soggetti a rischio sistematico e, pertanto, è un rischio non diversificabile. sono incertezze future che possono influire negativamente su un progetto. Un project manager dovrebbe mettere in atto misure che aiutano ad affrontare i rischi che possono sorgere lungo il percorso. Le attività correlate al rischio includono l'identificazione del rischio, la classificazione, la valutazione del rischio e la creazione di piani di risposta al rischio Gestione delle crisi La gestione delle crisi implica la gestione delle crisi in modo da ridurre al minimo i danni e consentire all'organizzazione interessata di riprendersi rapidamente. . Perché un progetto funzioni senza intoppi, dovrebbero esserci meno rischi possibile.
Inoltre, è fondamentale che i rischi vengano identificati nelle fasi iniziali prima che passino a problemi gravi che possono causare il fallimento di un intero progetto. Alcuni dei rischi e dei problemi che possono sorgere sono:
1. Disponibilità delle risorse
Forse la più grande preoccupazione tra i project manager è se otterranno le risorse di cui hanno bisogno durante il progetto. Con una corretta pianificazione, un project manager può garantire che le risorse non si esauriscano a metà del progetto. Oltre alla disponibilità delle risorse, dovrebbe essere presa in considerazione anche la continuità delle risorse. Per dirla semplicemente, questo ha lo scopo di garantire che le stesse risorse siano disponibili per tutta la durata del progetto. La sostituzione delle risorse nel mezzo del progetto può costare una notevole quantità di tempo e denaro.
2. Rischio di mercato
Un'altra incertezza di cui tenere conto è il rischio di mercato. In parole povere, questo è l'impatto su un progetto che può derivare dai cambiamenti introdotti nel mercato. Ad esempio, si consideri un settore in cui le innovazioni tecnologiche avvengono rapidamente e si verificano frequentemente. Affinché i progetti prosperino in un tale ambiente, devono essere completati in tempo, prima di essere resi obsoleti.
3. Fluidità
I project manager devono anche valutare se le organizzazioni in cui lavorano sono fluide. Ad esempio, è probabile che i proprietari del progetto cambino idea? Presenterai il tuo prodotto in un mercato che cambia rapidamente? In tal caso, dovrebbe esserci un'ampia flessibilità da parte del project manager in modo da adattarsi alle circostanze in continua evoluzione.
4. Regolamentazione
Le leggi che si applicano in uno stato possono anche comportare rischi per il tuo progetto. Quindi, prima di ogni altra cosa, i project manager dovrebbero familiarizzare con le leggi che si applicano al loro settore, per evitare di violarle inconsapevolmente. Devono inoltre controllare le strutture aziendali. Struttura aziendale La struttura aziendale si riferisce all'organizzazione di diversi dipartimenti o unità aziendali all'interno di un'azienda. A seconda degli obiettivi di un'azienda e del settore adottato dalle parti interessate. In questo modo, possono garantire che le azioni di un particolare giocatore non mettano a rischio l'intero progetto.
Dipendenze del progetto
Esistono due principali varietà di dipendenze: in uscita e in entrata . In uscita significa che il progetto si basa su un'attività svolta da un particolare team in modo da procedere a un'altra attività o fornire risultati. Al contrario, inbound significa che altre parti fanno affidamento su un particolare team per completare un'attività prima di fornire risultati. Un esempio di dipendenza in uscita è quando si deve attendere che l'ufficio legale riveda e approvi un particolare documento prima di poter apportare modifiche al sistema.
Ottenere una buona comprensione delle dipendenze aiuta a identificare e risolvere i problemi nelle fasi iniziali. Altri esempi di dipendenze sono:
- Il proprietario di un sistema che deve completare le modifiche alla codifica prima che un altro individuo possa eseguire test end-to-end
- Quando gli agenti immobiliari devono approvare i progetti di costruzione prima dell'inizio dei progetti di costruzione
Presupposti del progetto
Le persone fanno molte supposizioni quando intraprendono un particolare progetto. Succede più frequentemente durante le fasi iniziali del progetto. L'unica cosa che non dovresti dimenticare di fare è documentare formalmente questi presupposti. In questo modo, se le controversie sorgono in seguito, gli stakeholder coinvolti possono sempre fare riferimento alla stampa fine.
Il registro RAID
Ora che abbiamo familiarità con ciò che sta per l'acronimo RAID, la prossima cosa da guardare è il registro RAID. Il registro è semplicemente un elenco di tutti i rischi, le ipotesi, le dipendenze e i problemi. Viene introdotto nella fase di avvio del progetto, dove viene utilizzato per catturare elementi vitali. Il registro del raid viene perfezionato man mano che il progetto procede.
Il registro RAID evidenzia ogni fattore separatamente. Di seguito sono riportati gli elementi principali elencati in ciascuna sezione del registro.
1. Sezione Rischi e Problemi
La parte rischi e problemi include:
- Un identificatore distinto per un facile riferimento
- La data in cui un particolare elemento viene registrato
- Un riepilogo del problema o del rischio chiave
- Una descrizione dettagliata del problema o del rischio
- L'impatto che potrebbe sorgere se il rischio si trasformasse in un problema. L'impatto sarà probabilmente alto, basso o medio?
- Probabilità o probabilità che i rischi si verifichino
Ogni rischio e problema necessita di un piano di mitigazione. Esistono diversi modi per mitigare i rischi, ad esempio informare la direzione del problema o del rischio, accettare il rischio e riconoscere che non è possibile fare nulla al riguardo o intraprendere le azioni necessarie per eliminare un rischio.
2. Sezione Dipendenze
Le dipendenze devono sempre essere concordate dalle parti coinvolte. Ciò significa che un project manager non può ritenere uno stakeholder responsabile per un problema che non ha accettato in primo luogo. La sezione delle dipendenze di un registro RAID evidenzia:
- Un indicatore distinto e sequenziale per un facile riferimento
- La data in cui viene registrato un problema
- Specifica se la dipendenza è in entrata o in uscita
- Una descrizione dettagliata della dipendenza
- Un riassunto della dipendenza
- La data specifica in cui verrà consegnata la dipendenza
- Le parti che acconsentono alla dipendenza
- Commenti: tutti i commenti sono elencati nel registro. Ogni commento deve essere preceduto dalla data e dal nome della persona che ha effettuato il commento.
3. Sezione Presupposti
È importante documentare sempre i presupposti che emergono nel corso di un progetto. In questo modo si aiutano a prevenire problemi di comunicazione e potenziali conflitti. I presupposti sono utili all'inizio di un progetto. La sezione delle ipotesi evidenzierà:
- Un indicatore distinto e sequenziale per un facile riferimento
- La data in cui un elemento è stato registrato
- Una sintesi delle ipotesi
- Una descrizione dettagliata delle ipotesi
- Stato: gli articoli sono nuovi, in corso o chiusi?
- Le parti interessate si sono consultate quando hanno formulato le ipotesi
La linea di fondo
Il registro RAID è uno strumento di comunicazione indispensabile per i project manager. Non solo rende facile tenere traccia delle attività, ma è anche fondamentale per tenere informati tutti gli stakeholder. Il registro RAID dovrebbe essere aggiornato di tanto in tanto per mantenerlo accurato, aggiornato ed efficace.
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- Guida alla presentazione dei dati Presentazione dei dati Gli analisti comunicano il risultato dell'analisi finanziaria al management, agli investitori e ai partner commerciali. Ciò richiede concentrarsi sui punti principali, sui fatti
- Modello di budget di progetto Modello di budget di progetto Questo modello di budget di progetto fornisce uno strumento per riepilogare il budget di costo per un progetto. Il Project Budget è uno strumento utilizzato dai project manager per stimare il costo totale di un progetto. Un modello di budget di progetto include una stima dettagliata di tutti i costi che potrebbero essere sostenuti prima che il progetto sia completato
- Premio per il rischio di mercato Premio per il rischio di mercato Il premio per il rischio di mercato è il rendimento aggiuntivo che un investitore si aspetta dal possesso di un portafoglio di mercato rischioso invece di attività prive di rischio.
- Rischio sistemico Rischio sistemico Il rischio sistemico può essere definito come il rischio associato al collasso o al fallimento di un'azienda, industria, istituto finanziario o di un'intera economia. È il rischio di un grave fallimento di un sistema finanziario, per cui si verifica una crisi quando i fornitori di capitale perdono la fiducia negli utenti del capitale
