La registrazione del pagamento in contabilità può essere altrimenti definita "contabilità fornitori", ovvero l'importo totale che una determinata azienda deve a società o fornitori per prodotti o servizi. Inoltre, il saldo della contabilità fornitori si riflette nel bilancio Stato patrimoniale Il bilancio è uno dei tre rendiconti finanziari fondamentali. Queste dichiarazioni sono fondamentali sia per la modellazione finanziaria che per la contabilità. Il bilancio mostra le attività totali della società e il modo in cui queste attività vengono finanziate, tramite debito o capitale proprio. Attività = Passività + Patrimonio netto, in particolare nella sezione delle passività correnti, e include tutte le fatture che devono essere pagate.
Ad esempio, una società che ha appena acquistato forniture per ufficio dalla società B e riceve una fattura di $ 500 dovrebbe registrare l'importo e pagarlo entro la data di scadenza per evitare un default.
Contabilità fornitori e contabilità clienti
I due concetti di contabilità fornitori e contabilità clienti sono decisamente diversi tra loro. Contabilità fornitori Contabilità fornitori La contabilità fornitori è una passività sostenuta quando un'organizzazione riceve beni o servizi dai suoi fornitori a credito. I debiti dovrebbero essere estinti entro un anno o entro un ciclo operativo (a seconda di quale sia il più lungo). L'AP è considerata una delle forme più liquide di passività correnti, da un lato, si riferisce a quanto un'azienda deve a un'altra società per l'acquisto di beni e servizi che devono essere ripagati. Una parola chiave qui è "credito", il che significa che le merci sono state acquisite per prime e il pagamento segue.
Contabilità clienti Contabilità clienti Contabilità clienti (AR) rappresenta le vendite a credito di un'azienda, che non sono ancora completamente pagate dai suoi clienti, un'attività corrente in bilancio. Le aziende consentono ai propri clienti di pagare in un periodo di tempo ragionevole ed esteso, a condizione che i termini siano concordati. , d'altra parte, è l'opposto, in quanto è la quantità di denaro che un'azienda può raccogliere da un'altra società per aver venduto loro i propri beni o servizi. Pertanto, possiamo dire che il primo è una passività mentre l'altro è un bene.
Esempio di come registrare il pagamento nella contabilità
Supponiamo che una società chiamata Bags Unlimited abbia venduto 100 sacchetti di nylon alla società B ed entrambe le società abbiano concordato una certa data di scadenza del pagamento. Ora, Bags Unlimited invia la fattura Documenti di origine La traccia cartacea delle transazioni finanziarie di una società viene indicata nella contabilità come documenti di origine. Se gli assegni vengono scritti per essere pagati, le vendite vengono effettuate per generare ricevute, le fatture di fatturazione vengono inviate dai fornitori o le ore di lavoro sono registrate sul foglio presenze di un dipendente: tutti i rispettivi documenti sono documenti di origine. e scrive la data di scadenza il 15 dicembre, come concordato da entrambe le parti. Registra la transazione nella propria contabilità clienti mentre la società B la registra nella contabilità fornitori.
La contabilità fornitori è un debito o un credito?
Questa è una delle domande difficili sui conti da pagare. I conti passivi sono considerati debiti perché comportano l'acquisto di beni a credito, il che significa che dovrebbe mantenere un saldo attivo. Il saldo del credito rappresenta l'importo totale che un'azienda deve ai suoi fornitori. Una volta ricevuta la fattura, viene registrato l'importo dovuto, con conseguente aumento del saldo attivo.
Dopo il pagamento della fattura, l'importo viene registrato come addebito; quindi, abbassando nuovamente il saldo del credito. In sintesi, maggiore è il saldo dei conti da pagare, maggiore è il saldo del suo credito e minore è il saldo del credito.
Il processo di contabilità fornitori
Il processo di contabilità fornitori sembra un compito facile, ma comporta un controllo molto attento delle fatture perché il minimo errore può comportare enormi perdite per un'azienda. Infatti, tutte le aziende, soprattutto quelle grandi e di vecchia data, devono adottare un sistema automatizzato di contabilità fornitori per assicurarsi che il seguente processo venga eseguito accuratamente.
1. Ricevuta di una fattura
Il primo passaggio è la ricezione della fattura, che può essere effettuata attraverso vari canali come ad esempio tramite email, fax o corriere.
2. Inoltro alla persona giusta
Poiché può arrivare solo per posta o tramite la posta elettronica dell'azienda, deve essere inoltrato alla persona appropriata, che potrebbe essere il contabile Ragioniere Un contabile svolge un ruolo molto cruciale in un'organizzazione, indipendentemente dal fatto che sia una multinazionale , domestico. L'afflusso e il deflusso del denaro dell'azienda sono attentamente monitorati dal contabile, che si assicura anche che tutte le transazioni finanziarie siano legali, corrette, manager, contabile. Contabile Il compito principale di un contabile è quello di mantenere e registrare gli eventi finanziari quotidiani della società . Un contabile è responsabile della registrazione e della gestione delle transazioni finanziarie di un'azienda, come acquisti, spese, ricavi di vendita, fatture e pagamenti. , o lo specialista dei conti fornitori, se esiste una tale posizione.
3. Inserimento dei dettagli
Una volta che raggiunge le mani della persona corretta, i dettagli della fattura vengono quindi inseriti in un file come un foglio di calcolo, che viene salvato.
4. Approvazione delle fatture
L'approvazione delle fatture è molto cruciale. Idealmente, prima di effettuare i pagamenti, ogni fattura dovrebbe essere sottoposta a un rigido controllo per garantire che tutte le voci siano accurate. Esistono, infatti, diversi punti che devono essere verificati in modo specifico, tra cui:
- Pre-approvazione della spesa o dell'ordine di acquisto emesso dall'azienda
- L'arrivo della merce acquistata prima del pagamento deve essere effettuato
- La singolarità della fattura
- Contratti e accordi con i fornitori
5. Emissione di assegni
Dopo che i passaggi sono stati completati e la fattura è stata verificata, il contabile crea gli assegni e specifica l'importo da pagare su ogni assegno. Sono sigillati in buste, etichettati con gli indirizzi appropriati e inviati ai destinatari previsti.
I passaggi precedenti sono in un sistema di contabilità fornitori manuale. Poiché è molto noioso e richiede tempo, con un'alta probabilità di errori, un sistema automatizzato è altamente raccomandato.
Caratteristiche di un sistema di contabilità fornitori ben gestito
Un accurato processo di contabilità fornitori si traduce in rendiconti finanziari accurati che alla fine portano al successo di un'azienda. Un sistema di contabilità fornitori ben gestito presenta le seguenti caratteristiche.
- Le fatture legittime vengono elaborate, non solo in modo accurato ma anche tempestivo.
- Le fatture vengono registrate nei conti corretti.
- Le spese non elaborate vengono rettificate.
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