Il furto in contanti si riferisce all'atto di furto di denaro che è già stato registrato nei libri contabili T Guida ai conti T I conti vengono utilizzati in contabilità per tenere traccia di debiti e crediti e preparare rendiconti finanziari. È una rappresentazione visiva dei singoli account che assomiglia a una "T", in modo che tutte le aggiunte e le sottrazioni (debiti e crediti) all'account possano essere facilmente tracciate e rappresentate visivamente. Questa guida agli account T ti fornirà esempi di come funzionano e come usarli. durante un periodo specifico. Questa frode è perpetrata da un dipendente, senza il consenso o la conoscenza del datore di lavoro. Il furto si verifica spesso al registratore di cassa, al punto di raccolta del contante o ai depositi in transito. Tuttavia, questa forma di furto è rilevabile se l'azienda conserva registrazioni di cassa accurate,e può essere identificato durante le riconciliazioni di cassa.
La maggior parte delle aziende tende a trascurare il furto perché i dipendenti tendono a rubare piccole quantità che potrebbero non avere un effetto significativo sui ricavi complessivi Ricavi delle vendite I ricavi delle vendite sono i proventi ricevuti da una società dalle sue vendite di beni o dalla fornitura di servizi. In contabilità, i termini "vendite" e "entrate" possono essere, e spesso sono, usati in modo intercambiabile, per significare la stessa cosa. Entrate non significano necessariamente contanti ricevuti. . Tuttavia, quando la pratica può continuare, i piccoli importi possono sommarsi per diventare importi materiali che spingono l'azienda in difficoltà finanziarie.
Furto in contanti contro scrematura
Furto in contanti e frode di scrematura La frode di scrematura è un tipo di crimine dei colletti bianchi che comporta il prelievo di denaro da un'azienda prima di immetterlo nel sistema contabile. sono entrambi tipi comuni di frode perpetrati dai dipendenti dell'azienda. Differiscono nel momento in cui si verificano. Mentre il furto in contanti implica il furto di denaro che è stato registrato nei libri del datore di lavoro, lo skimming si riferisce al furto di denaro che non è stato catturato nei libri dei conti o nel sistema contabile del datore di lavoro.
Il furto è spesso più facile da rilevare rispetto allo scrematura perché i fondi rubati sono già stati catturati nel sistema contabile e, quindi, lasciano una traccia di controllo Relazione del revisore Un rapporto del revisore indipendente è un parere ufficiale emesso da un revisore esterno o interno in merito alla qualità e accuratezza del bilancio che può essere scoperta durante le riconciliazioni e le verifiche di cassa.
Tipi di furto in contanti
Esistono vari tipi di furto in contanti che i dipendenti utilizzano per rubare denaro a un datore di lavoro. Loro includono:
1. Rubare contanti dal registro
Un'alta percentuale di furti di contanti da parte dei dipendenti si verifica presso il registratore di cassa (o punti di raccolta di contanti alternativi come i cassetti di cassa) perché è lì che vengono memorizzati i contanti e le ricevute. Quando i soldi vengono passati avanti e indietro, il dipendente può raccogliere del denaro e metterlo in tasca quando nessuno sta guardando.
Il dipendente può anche aspettare un'opportunità quando c'è meno attività alla cassa per aprire la cassa e scavare per rimuovere alcune note. Tuttavia, poiché il dipendente ruba denaro che è già stato registrato nel registro del registro, uno squilibrio tra il denaro registrato e il denaro immagazzinato indica possibili casi di frode.
2. Inversione delle transazioni in contanti
Dopo aver rubato denaro al datore di lavoro, alcuni dipendenti potrebbero annullare determinate transazioni per nascondere il furto in contanti. Raggiungono questo obiettivo registrando resi fraudolenti e falsi vuoti come un modo per diminuire l'importo del saldo di cassa che si riflette nel registro del registro.
Ad esempio, dopo aver rubato il denaro ricevuto da un cliente come pagamento per l'acquisto di un prodotto, il dipendente potrebbe distruggere le ricevute che riflettevano la transazione. Per nascondere il furto, il dipendente può tornare alla cassa e annullare la transazione che è stata inserita al momento dell'acquisto. L'inversione della transazione serve come un modo per diminuire il saldo mostrato nel registro di registro in modo che sia uguale al denaro disponibile.
3. Alterare i conteggi di cassa
I dipendenti possono avere l'opportunità di modificare il conteggio in contanti se sono incaricati di registrare i pagamenti in contanti e di riconciliare il denaro disponibile e il contante catturato nel registro del registratore di cassa. Dà loro l'opportunità di conciliare il registratore di cassa con una figura che nasconde le loro impronte di furto, consentendo loro di rubare senza farsi notare.
Idealmente, un dipendente che si occupa del registratore di cassa non dovrebbe essere la stessa persona incaricata di verificare il denaro contante e l'importo registrato nel registro del registro, poiché ciò crea una scappatoia per il furto di denaro.
4. Scrivere assegni personali per coprire il furto
Questo tipo di furto di contanti comporta la copertura del saldo in contanti con un assegno personale per riconciliare la differenza di denaro. Questa pratica mira a nascondere la carenza di contanti quando si riconcilia il registratore di cassa con il denaro disponibile. Tuttavia, il dipendente corre il rischio che l'assegno venga smascherato quando un revisore sta esaminando il percorso di cassa. Inoltre, quando l'assegno viene incassato, neutralizzerà il denaro che avevano preso o rimbalzerà e avviserà il datore di lavoro del regime in cui è coinvolto il dipendente.
5. Distruggere i registri del registratore di cassa
Se i dipendenti non sono in grado di bilanciare il denaro registrato nel registratore di cassa e il denaro ricevuto, possono ricorrere alla distruzione dei registri del registro per evitare di essere implicati in un crimine. La distruzione dei registri impedirebbe al datore di lavoro o ai revisori di esaminare i registri per identificare eventuali discrepanze con il denaro ricevuto.
Prevenzione del furto in contanti
Di seguito sono riportati alcuni dei passaggi che i datori di lavoro possono adottare per prevenire il furto in denaro:
1. Separazione dei compiti
I datori di lavoro dovrebbero avere una chiara struttura organizzativa che separa i compiti assegnati ai dipendenti. Idealmente, a ogni dipendente non dovrebbe essere dato il controllo su un'intera transazione contabile, poiché ciò aumenta il rischio di frode. Ad esempio, quando un dipendente è responsabile della registrazione dei pagamenti in contanti, del deposito del denaro e delle riconciliazioni, rappresenta una facile opportunità di trarre vantaggio in modo fraudolento. Alcune delle funzioni che dovrebbero essere separate includono incassi, esborsi di contanti, riconciliazioni bancarie, conteggi di cassa, registrazione di depositi, ecc.
2. Rotazione dei compiti e ferie obbligatorie
Quando un dipendente svolge determinate funzioni in modo continuo, potrebbe sentirsi troppo a suo agio e iniziare a trovare modi per manipolare il sistema a proprio vantaggio. Ciò si applica principalmente ai dipendenti coinvolti nella ricezione di pagamenti in contanti, nella registrazione di pagamenti, autorizzazioni di pagamento e riconciliazioni in contanti. Il datore di lavoro dovrebbe disporre di un sistema che ruoti gli incarichi svolti da dipendenti specifici, per ridurre l'incidenza di frodi.
Il datore di lavoro dovrebbe inoltre imporre una vacanza obbligatoria per i dipendenti in modo che possano rivedere le loro prestazioni per determinare se sono coinvolti in qualsiasi forma di manipolazione del denaro o frode finanziaria. Quando il dipendente è assente, il datore di lavoro può incaricare un altro dipendente di svolgere tale funzione per garantire la continuità delle operazioni aziendali.
3. Conteggi in contanti a sorpresa e supervisione delle procedure
Un altro modo per prevenire il furto in contanti consiste nell'effettuare conteggi in contanti a sorpresa per rilevare eventuali episodi di frode. I conteggi di cassa a sorpresa aiutano a instillare la disciplina tra i dipendenti, poiché avranno paura che il datore di lavoro smascheri i loro schemi. I conteggi del contante dovrebbero riguardare tutti i processi di gestione del contante, dalle ricevute ai depositi bancari. Inoltre, i dipendenti coinvolti in questi ruoli critici devono essere supervisionati direttamente e il supervisore deve approvare eventuali rimborsi o annullamenti.
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