I segnali di pericolo di frode si riferiscono a situazioni o condizioni indesiderabili che contribuiscono costantemente a frodi, sprechi e abuso di risorse. Quando un investigatore esamina le azioni o il bilancio di una società Tre rendiconti finanziari I tre rendiconti finanziari sono il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. Queste tre affermazioni fondamentali sono complesse, alcune caratteristiche indesiderabili possono risaltare come bandiere rosse di frode - contributori alla frode o circostanze che possono indicare la presenza di frode.
Tutte le organizzazioni affrontano il rischio di frode, che può essere interno o esterno. I rischi interni provengono dalle persone all'interno dell'organizzazione Struttura aziendale Per struttura aziendale si intende l'organizzazione di diversi dipartimenti o unità aziendali all'interno di un'azienda. A seconda degli obiettivi di un'azienda e del settore che può utilizzare la propria posizione per arricchirsi appropriandosi indebitamente di risorse e beni di proprietà del proprio datore di lavoro. D'altra parte, i rischi esterni sono progettati da funzionari governativi, clienti e appaltatori che potrebbero cercare di ottenere denaro illegalmente.
Segnalazioni di frode con bandiera rossa
Ci sono diversi segnali di pericolo che i professionisti dell'audit e della contabilità dovrebbero prestare attenzione. Includono quanto segue:
Riduzione delle scorte
Sebbene sia normale perdere alcuni articoli dell'inventario Inventario Inventario è un conto delle attività correnti presente nel bilancio, costituito da tutte le materie prime, i lavori in corso e i prodotti finiti accumulati da un'azienda. È spesso considerato il più illiquido di tutte le attività correnti, quindi è escluso dal numeratore nel calcolo del rapporto rapido. quando si spostano gli articoli, un'eccessiva riduzione delle scorte può essere un indicatore di frodi in corso. Un revisore può rilevare la contrazione delle scorte esaminando il bilancio Stato patrimoniale Il bilancio è uno dei tre rendiconti finanziari fondamentali. Queste dichiarazioni sono fondamentali sia per la modellazione finanziaria che per la contabilità. Il bilancio mostra le attività totali della società e il modo in cui queste attività vengono finanziate, tramite debito o capitale proprio. Attività = Passività + Patrimonio netto,il numero di prodotti in magazzino e quelli venduti, quindi confrontandoli con i record e le proiezioni precedenti. In alcune circostanze, il revisore può fare inventari non pianificati in giorni casuali per rilevare eventuali caratteristiche insolite di inventario.
Documenti mancanti
Un'organizzazione può riscontrare frequenti casi di segnalazioni di documenti mancanti relativi a reparti critici. Quando la frequenza dell'evento diventa troppo frequente, potrebbe essere un segno di frode in corso all'interno dell'organizzazione. I documenti mancanti che sono segnali di pericolo per le frodi includono la registrazione di veicoli a motore, elenchi di vendite e acquisti, libretti degli assegni e rapporti di inventario. Quando tali record scompaiono, può indicare una situazione indesiderabile che può portare alla perdita di determinati beni o denaro.
Pagamenti multipli
Ci sono casi in cui il reparto contabilità di una società può elaborare erroneamente pagamenti duplicati a un fornitore o fornitore di servizi. Se l'errore era autentico, i funzionari coinvolti dovrebbero identificare tali errori e riferire in modo che possa essere intrapresa un'azione urgente.
Tuttavia, ci possono essere casi in cui singoli dipendenti approvano pagamenti duplicati ad aziende sia autentiche che false. Alcuni dipendenti possono persino elaborare pagamenti a società inesistenti con l'intenzione di frodare il loro datore di lavoro. Per evitare tali errori, tutti i pagamenti dovrebbero essere monitorati e verificati che vadano alle parti designate.
Picchi nel volume delle fatture
Un'azienda nella sua fase di crescita potrebbe subire enormi picchi nel numero di fatture mentre cerca di ritagliarsi una nicchia nel mercato. Tuttavia, l'elevato numero di fatture crea spazio per comportamenti fraudolenti, in quanto parti interne ed esterne specifiche possono cercare di trarre profitto dalla rapida crescita del business.
Ad esempio, possono verificarsi casi di pagamenti non registrati o, se vengono registrati, sono sottostimati in volume e importo. L'organizzazione deve sapere quando si verificano picchi e garantire che tutti gli ordini effettuati dai clienti siano registrati e evasi in modo tempestivo.
Reclami frequenti
Reclami frequenti su determinati dipendenti o processi possono essere un indicatore di frode. Quando un'organizzazione riceve ripetute lamentele su un alto dirigente, non deve presumere che si tratti solo di una normale ventilazione. Invece, dovrebbe condurre indagini per identificare la causa dei reclami, gli effetti e qualsiasi linea di condotta che dovrebbero adottare per assicurarsi che non ci siano più reclami.
Inoltre, i clienti possono segnalare un frequente sottoimballaggio dei prodotti, in cui i prodotti consegnati sono inferiori a quelli ordinati. L'organizzazione dovrebbe verificare se si tratta di un'azione deliberata del reparto vendite o di un problema con il reparto imballaggio.
Numero eccessivo di voci di regolazione
Alcuni uffici contabili possono effettuare registrazioni di rettifiche eccessive nei libri contabili per coprire il denaro sottratto in passato. Ad esempio, alcune di queste rettifiche possono includere rettifiche del cliente che influiscono in modo significativo sui risultati finanziari durante un periodo specifico.
Fare aggiustamenti eccessivi senza motivi particolari indica casi di frode dei dipendenti con l'intenzione di nascondere determinate transazioni. Eventuali registrazioni di rettifica nei conti finanziari dovrebbero essere accompagnate da note corrispondenti che spieghino i motivi degli adeguamenti.
Bandiere rosse di frode dei dipendenti
Gran parte delle frodi che colpiscono le organizzazioni proviene dall'interno dell'organizzazione stessa, principalmente dai dipendenti. Alcuni dei segni comportamentali della frode dei dipendenti includono:
Cambiamenti nello stile di vita
I dipendenti dovrebbero vivere entro i propri mezzi, acquistando beni e servizi che rientrano nel loro reddito. Tuttavia, alcuni dipendenti possono cambiare bruscamente il loro stile di vita spendendo più di quanto consentito dal loro stipendio. Gli acquisti possono essere auto costose, case o beni di lusso. A volte, lo stile di vita del dipendente può superare quello del suo superiore.
Qualsiasi miglioramento improvviso nello stile di vita del dipendente senza un aumento proporzionale del reddito dovrebbe essere indagato per vedere se esiste una probabilità che l'individuo sia coinvolto in una frode.
Storia dei debiti
Durante il processo di assunzione, un'organizzazione dovrebbe condurre controlli dei precedenti per vedere se i potenziali dipendenti hanno una storia di debiti. Quando un'azienda assume dipendenti con problemi di indebitamento, è probabile che trovino opportunità di ottenere un reddito extra oltre il loro stipendio per pagare i debiti. Può significare impegnarsi in frodi opportunistiche con l'intenzione di ottenere denaro a cui non hanno diritto.
Gioco d'azzardo eccessivo
Alcuni dipendenti possono dedicarsi continuamente al gioco d'azzardo come un modo per ottenere denaro veloce per soddisfare alcune delle loro esigenze. A causa della natura avvincente del gioco d'azzardo, il reddito del dipendente potrebbe essere insufficiente per finanziare le proprie attività di gioco d'azzardo e potrebbe sentirsi costretto a fare qualsiasi cosa per guadagnare un reddito extra. Ciò può significare impegnarsi in attività fraudolente come il furto dei beni dell'organizzazione, la manipolazione dell'inventario, la presentazione di richieste straordinarie, ecc.
Identificare i dipendenti coinvolti nel gioco d'azzardo e aiutarli a uscire dal comportamento può aiutare un'azienda a ridurre l'incidenza di frodi.
Conclusioni chiave dalle bandiere rosse di frode
Ogni organizzazione, comprese quelle con le regole più severe, è a rischio di frode. Per prevenire il verificarsi di frodi, le organizzazioni devono prima riconoscere che la frode esiste e creare consapevolezza tra le parti interessate. Le organizzazioni dovrebbero iniziare formando i propri dipendenti su come rilevare le frodi sul lavoro. Dovrebbero anche attuare politiche e procedure che li aiuteranno a sigillare le scappatoie utilizzate dai truffatori per condurre le loro attività.
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