Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono metriche utilizzate per monitorare e valutare periodicamente le prestazioni di una società aziendale Una società è una persona giuridica creata da individui, azionisti o azionisti, con lo scopo di operare a scopo di lucro. Le società possono stipulare contratti, citare in giudizio ed essere citate in giudizio, possedere beni, versare tasse federali e statali e prendere in prestito denaro da istituzioni finanziarie. o organizzazione verso il raggiungimento di obiettivi specifici. Sono inoltre utilizzati per valutare le prestazioni complessive dell'azienda rispetto ad altre società comparabili del settore.
Fonte: Corso KPI Dashboard Finance.
Gli indicatori chiave di prestazione possono essere interni o esterni. I KPI interni vengono utilizzati per valutare gli obiettivi interni nei reparti o nelle sezioni, ma avranno anche un impatto sul raggiungimento degli obiettivi principali dell'azienda. I KPI aiutano a mobilitare i dipendenti a lavorare per il raggiungimento degli obiettivi principali.
I KPI esterni vengono utilizzati per valutare le prestazioni di reparto / sezione in relazione agli obiettivi principali complessivi dell'azienda. I KPI variano da un'azienda all'altra, a seconda dei loro obiettivi specifici e dei criteri di performance scelti.
Fasi nello sviluppo di KPI utilizzabili
Passaggio 1: stabilisci gli obiettivi
Un'organizzazione deve innanzitutto impostare gli obiettivi che desidera raggiungere prima di poter misurare le proprie prestazioni in base ai KPI. Dovrebbe creare traguardi e obiettivi in relazione a tutti gli aspetti delle operazioni dell'azienda, comprese cose come le spese, la gestione patrimoniale. Beni materiali I beni materiali sono beni con una forma fisica e che detengono valore. Gli esempi includono proprietà, impianti e macchinari. I beni materiali si vedono e si sentono e possono essere distrutti da incendi, calamità naturali o incidenti. Le attività immateriali, d'altra parte, mancano di una forma fisica e sono costituite da cose come proprietà intellettuale, ricavi Ricavi delle vendite I ricavi delle vendite sono il reddito ricevuto da una società dalle sue vendite di beni o dalla fornitura di servizi. In contabilità, i termini "vendite" ed "entrate" possono essere, e spesso sono, usati in modo intercambiabile,per significare la stessa cosa. Entrate non significa necessariamente contanti ricevuti. , ecc. Gli obiettivi dovrebbero comprendere la missione aziendale dichiarata dell'azienda, non solo i ricavi.
Passaggio 2: stabilire i fattori critici di successo
I fattori critici di successo (CSF) sono le attività su cui l'organizzazione o il suo dipartimento dovrebbero concentrarsi per raggiungere il successo. Un CSF deve essere misurabile e includere un periodo di tempo specifico entro il quale l'organizzazione raggiungerà gli obiettivi e gli obiettivi aziendali.
Ad esempio, un'organizzazione con guadagni annuali di $ 50 milioni può fissare l'obiettivo di guadagnare $ 60 milioni nei prossimi 12 mesi. Tale obiettivo è più specifico della semplice definizione di un obiettivo di "aumento dei ricavi" senza mettere in atto un modo per misurare le prestazioni, un numero di obiettivo e un lasso di tempo entro il quale raggiungere l'obiettivo.
Passaggio 3: stabilire i KPI dai CSF
I KPI focalizzano e quantificano i fattori critici di successo e, cosa più importante, consentono la misurazione delle prestazioni. Ad esempio, un fattore critico di successo correlato al KPI del "numero di visualizzazioni del sito Web" potrebbe essere "post sui social media persuasivi". Puoi considerare i CSF come le attività critiche che, correttamente eseguite, si rifletteranno nel miglioramento delle cifre per i KPI.
Fase 4: raccolta delle misure per tutti gli aspetti delle operazioni
Questo passaggio comporta la determinazione dei cambiamenti che si sono verificati in termini di numeri entro un determinato periodo di tempo. I numeri attuali aiuteranno l'organizzazione a creare obiettivi più attuabili e misurabili per il futuro. Ad esempio, se l'obiettivo dell'azienda è aumentare i ricavi da $ 50 milioni a $ 60 milioni nel prossimo anno, può iniziare osservando i progressi compiuti tra il mese precedente e il mese corrente.
Passaggio 5: calcolo delle metriche dalle misure
Le metriche sono espresse sotto forma di rapporti, percentuali o tassi. Mostrano il rendimento delle varie aree in esame. Tutti gli indicatori chiave di prestazione sono metriche, ma non tutte le metriche sono KPI. Affinché una metrica possa essere considerata un KPI, deve essere sufficientemente significativa da mostrare che il progresso effettivo - e il progresso considerato significativo per il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine dell'azienda - si è verificato entro un determinato periodo di tempo.
Come misurare i KPI
Una volta che un'organizzazione ha identificato i suoi indicatori chiave di prestazione, dovrebbe comunicare queste informazioni ai dipendenti in modo che tutti comprendano le metriche utilizzate per misurare le prestazioni dell'azienda. Quando si implementano i KPI in reparti specifici dell'organizzazione, non è necessario coinvolgere tutti i dipendenti dell'azienda, ma solo il personale collegato a un determinato reparto.
La maggior parte delle organizzazioni tiene traccia dei KPI tramite analisi aziendali e strumenti di reporting. Questi strumenti raccolgono dati e presentano le informazioni sotto forma di report che includono rappresentazioni numeriche dei livelli di prestazione misurati. In molte organizzazioni, gli indicatori delle prestazioni vengono presentati al management sotto forma di scorecard delle prestazioni e dashboard di intelligence per una facile revisione e analisi di tutte le aree dell'azienda. I dirigenti utilizzano i dati per valutare le prestazioni dell'azienda e i progressi compiuti verso il raggiungimento degli obiettivi generali dell'azienda.
Se alcuni KPI non sono più utili, possono essere modificati o eliminati. Lo sviluppo e il perfezionamento dei KPI sarà un processo continuo. Nel tempo, alcuni KPI diventeranno più importanti e altri meno. Man mano che utilizzi i KPI, imparerai come ottimizzarli per produrre precisamente le misurazioni più utili. Come con qualsiasi strumento aziendale professionale, migliorerai sia nell'identificazione che nell'implementazione dei KPI nel modo più efficiente possibile.
Fattori da considerare quando si impostano i KPI
1. Obiettivi fondamentali che vuoi che l'azienda / i dipendenti raggiungano
Gli obiettivi possono essere interni o esterni. Gli obiettivi interni sono successi raggiunti quotidianamente all'interno dei dipartimenti o delle sezioni. Gli obiettivi esterni sono successi che contribuiscono agli obiettivi aziendali centrali.
Esempio: il ruolo di un marketing manager è garantire che venga utilizzata la migliore modalità di comunicazione per raggiungere i clienti. Il metodo sarà l'obiettivo interno. L'obiettivo esterno è implementare strategie per ridurre al minimo i costi di marketing e massimizzare la consapevolezza del cliente. Senza obiettivi interni, sarà difficile per un'organizzazione raggiungere i propri obiettivi generali.
2. Strategia per raggiungere gli obiettivi
Questi sono i modi e i mezzi utilizzati per raggiungere gli obiettivi. Le seguenti domande dovrebbero aiutare nella formulazione degli obiettivi: "PERCHÉ", "COSA", "CHI", "DOVE" "QUANDO" e "COME".
"Perché" abbiamo bisogno di queste strategie? Quali sono i requisiti per raggiungere questi obiettivi? Chi deve attuare la strategia? Dove dobbiamo applicare queste strategie? Quando è la scadenza per raggiungere questi obiettivi? Come raggiungeremo questi obiettivi?
Sfide affrontate nello sviluppo di KPI
Un'organizzazione può impostare troppi KPI in modo che siano effettivamente impossibili da tracciare e implementare. Alcuni dirigenti potrebbero essere eccessivamente ambiziosi e sviluppare troppi indicatori di performance che potrebbero ridurre l'attenzione ai KPI fondamentali. Il risultato di ciò può essere la duplicazione di responsabilità, obiettivi non raggiunti e persino perdite per l'azienda. Un'organizzazione dovrebbe limitare il proprio ambito a pochi KPI critici che saranno facili da implementare e monitorare.
Un'altra sfida è la mancanza di obiettivi e strategie chiari. Il primo passo nello sviluppo dei KPI è la definizione degli obiettivi e degli obiettivi che l'organizzazione intende raggiungere. Se gli obiettivi non sono chiari, ostacolerà l'efficacia degli indicatori di performance delineati dall'organizzazione.
Le cose fondamentali da ricordare sugli indicatori chiave di prestazione è che dovrebbero essere misurabili - quantificabili - e che dovrebbero essere direttamente correlati sia alla natura specifica della tua attività (ad esempio se commercializzi prodotti o servizi) sia agli obiettivi e obiettivi specifici della tua attività. Ad esempio, un'azienda con l'obiettivo principale di stabilire la propria identità di marca sul mercato avrà KPI notevolmente diversi rispetto a un'azienda con l'obiettivo principale di stabilire uffici internazionali.
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