Un budget di output / input è noto anche come budget di prestazioni. È un tipo di budget che riflette sia i livelli di finanziamento (input) sia l'output atteso da ciascuna unità dell'organizzazione Tipi di organizzazioni Questo articolo sui diversi tipi di organizzazioni esplora le varie categorie in cui possono rientrare le strutture organizzative. Strutture organizzative. Il metodo di budgeting output / input è spesso utilizzato dai governi per mostrare la relazione tra i fondi dei contribuenti (input) e l'output dei servizi forniti dai governi statale e federale. Si concentra principalmente sui risultati attesi piuttosto che sui livelli di finanziamento, il che porta a un utilizzo ottimale delle risorse sia nel settore pubblico che in quello privato.
Sommario
- Il budget di output / input viene anche definito budget di prestazioni.
- Implica la preparazione di stime di costi e ricavi in base alla produttività delle unità o dei reparti dell'organizzazione.
- L'output / input budgeting viene utilizzato principalmente dai governi e dalle organizzazioni senza scopo di lucro poiché sono responsabili nei confronti dei contribuenti e dei donatori, rispettivamente.
Come viene formulato un budget di output / input
Un budget di output / input viene preparato sulla base della valutazione da parte della direzione delle prestazioni delle varie unità dell'organizzazione. Alle unità che generano la massima redditività o risultati viene assegnata una quota maggiore del budget, mentre alle unità finali vengono assegnati meno input. Questo metodo di allocazione delle risorse mira a fare un uso ottimale delle risorse scarse come competenze, finanze e uso del tempo produttivo.
Affinché un budget di output / input sia efficiente, l'organizzazione deve valutare continuamente le prestazioni del budget e la produttività del personale in ogni periodo finanziario Anno fiscale (FY) Un anno fiscale (FY) è un periodo di 12 mesi o 52 settimane di tempo impiegato da governi e imprese a fini contabili per formulare relazioni finanziarie annuali. Un anno fiscale (FY) non segue necessariamente l'anno solare. Potrebbe essere un periodo come il 1 ottobre 2009 - 30 settembre 2010.. Questo aiuta la direzione a conoscere i risultati raggiunti da ciascuna unità dell'organizzazione ea determinare quanto bene stanno funzionando. I dipartimenti governativi utilizzano i risultati per giustificare l'assegnazione di diversi livelli di finanziamento a ciascuna unità. Poiché il governo fa affidamento sul denaro dei contribuenti per finanziare le sue attività,deve garantire di possedere informazioni accurate sulle prestazioni di tutti i reparti o progetti.
Processo di budget di output / input
1. Fissare obiettivi
Il primo passo nella formulazione di un budget di output / input è preparare un elenco di obiettivi che l'organizzazione intende raggiungere nel prossimo periodo finanziario. Ad esempio, il dipartimento della salute del governo potrebbe fissare l'obiettivo di raggiungere una copertura sanitaria del 95% nel prossimo anno. Gli obiettivi dovrebbero essere chiari. Dovrebbero essere comunicati chiaramente ai dipendenti responsabili della corretta attuazione degli obiettivi.
2. Identificare progetti o unità per raggiungere gli obiettivi
Dopo aver identificato gli obiettivi, il passo successivo è identificare i programmi, i progetti o le unità per implementare gli obiettivi. Il dipartimento dovrebbe garantire le risorse necessarie come finanze, infrastrutture e competenze per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Utilizzando l'esempio di copertura sanitaria sopra riportato, il governo può assegnare l'obiettivo di implementare l'obiettivo di copertura sanitaria del 95% a uno dei programmi del dipartimento sanitario. L'unità dovrebbe avere un track record positivo nell'attuazione con successo delle direttive governative nel settore sanitario. Dovrebbe essere in grado di accedere a finanze, personale e altre risorse sufficienti per iscrivere i cittadini al programma sanitario nazionale.
3. Sviluppare criteri di rendimento
La direzione dovrebbe sviluppare criteri in base ai quali valutare le prestazioni del programma o delle unità. I criteri possono essere in termini di numero di ore di lavoro, numero di iscrizioni a un programma o raggiungimento di determinati obiettivi di performance. KPI della forza lavoro Come possiamo monitorare la forza lavoro? I governi e gli economisti di solito fanno riferimento a tre principali indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare la forza della forza lavoro di una nazione. Ad esempio, il successo della copertura sanitaria del 95% può essere valutato in base al numero di cittadini iscritti al programma.
4. Preparare piani finanziari per ogni progetto
Il passo successivo è preparare i piani finanziari per ogni programma o unità. Quando sono coinvolti più programmi o unità, la direzione dovrebbe allocare i fondi in base alla redditività o ai requisiti di risorse di ciascun progetto. All'unità che dovrebbe produrre i risultati maggiori dovrebbe essere assegnata una quota maggiore del budget, rispetto ad altre unità che producono risultati medio-bassi. Le allocazioni dovrebbero quindi essere sommate per ottenere il budget complessivo per l'organizzazione.
5. Valutare le prestazioni di ogni progetto rispetto alle prestazioni preventivate
L'organizzazione dovrebbe condurre valutazioni periodiche delle prestazioni di ciascuna unità o programma per determinare il loro rendimento rispetto alle prestazioni previste. La direzione dovrebbe formulare un approccio sistematico per la valutazione al fine di mantenere la coerenza nelle valutazioni da un periodo all'altro. La performance viene valutata rispetto ai criteri sviluppati dalla direzione per ciascuna unità organizzativa o programma.
6. Correggere le deviazioni
Le valutazioni mostrano le unità che sono sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi prefissati, così come le unità che sono in ritardo. Le unità ben funzionanti dovrebbero essere elogiate per le loro buone prestazioni, mentre le unità che sono lente nel raggiungere gli obiettivi fissati dovrebbero essere riviste e dovrebbero essere suggerite azioni correttive. La direzione può identificare i fattori che stanno rallentando le prestazioni e suggerire modi per risolvere i problemi e ripristinare le normali prestazioni.
Vantaggi dell'output / input budgeting
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi di un budget di output / input:
1. Migliore responsabilità
Le entità governative fanno affidamento sul denaro dei contribuenti per finanziare le loro attività, il che significa che devono mostrare come vengono spesi i soldi. Un tale senso di responsabilità rende i dipendenti responsabili quantificando un obiettivo specifico in base alla sua importanza e alla quantità di denaro ad esso assegnata. I contribuenti sono interessati a sapere se i loro fondi sono stati utilizzati correttamente; l'ente governativo deve rendere pubblici i suoi risultati.
2. Prestazioni migliorate
Un budget di output / input assegna una quota maggiore dei fondi ai dipartimenti o ai progetti con i risultati più elevati in base alle prestazioni dell'anno precedente. La pratica può motivare i reparti a migliorare continuamente le proprie prestazioni, mentre quelli con i risultati più alti lavoreranno duramente per mantenere le loro prime posizioni. Di conseguenza, l'organizzazione sperimenterà l'efficienza operativa da un periodo all'altro.
Contro di output / input budgeting
1. Facile da manipolare
Un budget delle prestazioni è facile da manipolare e i dipendenti possono manipolare i dati per soddisfare gli obiettivi specifici che la direzione si aspetta. Ciò può influenzare l'ammontare dei fondi assegnati ai dipartimenti specifici, poiché ogni dipartimento compete per superarsi a vicenda. Le organizzazioni dovrebbero mettere in atto forti sistemi di controllo interno per impedire la manipolazione dei record da parte del personale.
Più risorse
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- Budget bottom-up Budget bottom-up Il budget bottom-up è un metodo di budgeting che inizia a livello di reparto, salendo al livello superiore. Ogni dipartimento all'interno dell'organizzazione è tenuto a compilare un elenco delle cose di cui ha bisogno, i progetti che prevede di realizzare nel prossimo periodo finanziario e le stime dei costi. Vengono quindi riassunte le stime di tutti i reparti per ottenere il budget complessivo dell'azienda.
- Spese in conto capitale Spese in conto capitale Le spese in conto capitale si riferiscono a fondi utilizzati da un'azienda per l'acquisto, il miglioramento o la manutenzione di beni a lungo termine per migliorare l'efficienza o la capacità dell'azienda. Le attività a lungo termine sono generalmente fisiche e hanno una vita utile di più di un periodo contabile.
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