Cos'è la riconciliazione?

La riconciliazione è il processo di abbinamento delle transazioni registrate internamente con estratti conto mensili da fonti esterne come le banche Principali banche negli Stati Uniti Secondo la Federal Deposit Insurance Corporation statunitense, a febbraio 2014 c'erano 6.799 banche commerciali assicurate dalla FDIC negli Stati Uniti La banca centrale del paese è la Federal Reserve Bank, che è nata dopo l'approvazione del Federal Reserve Act nel 1913 per vedere se ci sono differenze nei registri.

Riconciliazione

Ad esempio, la registrazione interna delle entrate di cassa Documenti di origine La traccia cartacea delle transazioni finanziarie di una società viene indicata nella contabilità come documenti di origine. Se gli assegni vengono scritti per essere pagati, le vendite vengono effettuate per generare ricevute, le fatture di fatturazione vengono inviate dai fornitori o le ore di lavoro sono registrate sul foglio presenze di un dipendente: tutti i rispettivi documenti sono documenti di origine. e gli esborsi possono essere confrontati con l'estratto conto bancario per vedere se i record concordano tra loro. Il processo di riconciliazione conferma che l'importo in uscita dal conto è stato speso correttamente e che i due sono equilibrati alla fine del periodo contabile Ciclo contabile Il ciclo contabile è il processo olistico di registrazione ed elaborazione di tutte le transazioni finanziarie di una società, da quando il si verifica la transazione,alla sua rappresentazione in bilancio, alla chiusura dei conti. Il compito principale di un contabile è tenere traccia dell'intero ciclo contabile dall'inizio alla fine.

Il processo di riconciliazione

Nella maggior parte delle organizzazioni, il processo di riconciliazione è solitamente automatizzato, utilizzando il software di contabilità Software di contabilità gratuito Il software di contabilità gratuito fornisce alle aziende e alle piccole e medie imprese (PMI) una soluzione conveniente per le loro esigenze contabili. Il processo di contabilità dice quanto bene sta andando l'operazione, quanti soldi arrivano e dove vanno i soldi. . Tuttavia, poiché alcune transazioni potrebbero non essere acquisite nel sistema, è necessario il coinvolgimento umano per identificare tali differenze inspiegabili. I passaggi di base coinvolti nella riconciliazione delle transazioni includono quanto segue:

1. Confronta il registratore di cassa interno con l'estratto conto bancario

Il primo passaggio consiste nel confrontare le transazioni nel registro interno e nel conto bancario per vedere se le transazioni di pagamento e di deposito corrispondono in entrambi i record. Identificare tutte le transazioni nell'estratto conto bancario che non sono supportate da alcuna prova.

2. Identificare i pagamenti registrati nel registratore di cassa interno e non nell'estratto conto (e viceversa)

È possibile avere alcune transazioni che sono state registrate come pagate nel registratore di cassa interno ma che non appaiono come pagate nell'estratto conto bancario. Le transazioni dovrebbero essere detratte dal saldo dell'estratto conto bancario. Un esempio di tale transazione sono gli assegni emessi ma che devono ancora essere liquidati dalla banca.

Una società può emettere un assegno e registrare la transazione come detrazione in contanti nel registratore di cassa, ma potrebbe essere necessario del tempo prima che l'assegno venga presentato alla banca. In tal caso, la transazione non appare nell'estratto conto fino a quando l'assegno non è stato presentato e accettato dalla banca.

Al contrario, identifica eventuali addebiti che compaiono nell'estratto conto ma che non sono stati rilevati nel registratore di cassa interno. Alcuni dei possibili addebiti includono addebiti per transazioni bancomat, commissioni per stampa di assegni, scoperti di conto, interessi bancari, ecc. Gli addebiti sono già stati registrati dalla banca, ma la società non ne è a conoscenza finché non riceve l'estratto conto.

3. Confermare che gli incassi e i depositi siano registrati nel registratore di cassa e nell'estratto conto bancario

L'azienda deve garantire che il denaro in entrata in azienda sia registrato sia nel registratore di cassa che nell'estratto conto bancario. Se ci sono ricevute registrate nel registro interno e mancanti nell'estratto conto, aggiungere le transazioni all'estratto conto. Di conseguenza, tutte le transazioni registrate nell'estratto conto e mancanti nel registratore di cassa dovrebbero essere aggiunte al registro.

4. Attenzione agli errori bancari

A volte, possono verificarsi errori nell'estratto conto bancario, producendo così alcune differenze tra il registratore di cassa interno e l'estratto conto bancario. Possibili errori includono errori di duplicazione, commissioni, recepimento e registrazione errata delle transazioni.

Gli errori devono essere aggiunti, sottratti o modificati sul saldo dell'estratto conto bancario per riflettere l'importo corretto. Una volta identificati gli errori, la banca dovrebbe essere informata per correggere l'errore alla fine e generare un estratto conto bancario rettificato.

5. Bilancia entrambi i record

L'obiettivo di fare riconciliazioni per assicurarsi che il registratore di cassa interno sia d'accordo con l'estratto conto bancario. Una volta identificate e corrette eventuali differenze, i registri interni ed esterni dovrebbero essere uguali per dimostrare una buona salute finanziaria.

Metodi di riconciliazione

La riconciliazione deve essere eseguita su base regolare e continua su tutti i conti di bilancio al fine di garantire l'integrità dei registri finanziari. Questo aiuta a scoprire omissioni, duplicazioni, furti e transazioni fraudolente.

Esistono due modi per riconciliare i record finanziari, come segue:

1. Revisione dei documenti

Il metodo di revisione dei documenti prevede la revisione delle transazioni o dei documenti esistenti per assicurarsi che l'importo registrato sia l'importo effettivamente speso. La revisione viene eseguita principalmente tramite software di contabilità.

Ad esempio, una società può esaminare le proprie ricevute per identificare eventuali discrepanze. Mentre esaminava i registri, la società rileva che le spese di affitto per i suoi locali sono state addebitate due volte. L'azienda presenta un reclamo al proprietario e le viene rimborsato l'importo in eccesso. In assenza di tale revisione, la società avrebbe perso denaro a causa di un doppio addebito.

2. Revisione di Analytics

La revisione di Analytics utilizza i livelli di attività dell'account precedenti o l'attività storica per stimare l'importo che dovrebbe essere registrato nell'account. Esamina il conto in contanti o l'estratto conto bancario per identificare eventuali irregolarità, errori di bilancio o attività fraudolente. Principali scandali contabili Gli ultimi due decenni hanno visto alcuni dei peggiori scandali contabili della storia. Miliardi di dollari sono stati persi a causa di questi disastri finanziari. In questo .

Ad esempio, la società XYZ è un fondo di investimento che acquisisce almeno da tre a cinque società in fase di avviamento ogni anno. Per l'anno in corso, la società stima che il fatturato annuo sarà di $ 100 milioni, in base all'attività storica del suo account. Il fatturato attuale della società è di 9 milioni di dollari, un valore troppo basso rispetto alle previsioni dell'azienda.

Dopo aver esaminato il conto, il contabile rileva un errore contabile che ha omesso uno zero durante la registrazione delle voci. La correzione dell'errore porta le entrate correnti a $ 90 milioni, che è relativamente vicino alla proiezione.

Parola finale

La riconciliazione garantisce l'accuratezza delle registrazioni contabili, rilevando errori di contabilità e transazioni fraudolente. A volte le differenze possono essere accettabili a causa della tempistica dei pagamenti e dei depositi, ma eventuali differenze inspiegabili possono indicare un potenziale furto o un uso improprio dei fondi.

Risorse addizionali

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