Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono note che vengono registrate durante una riunione. Evidenziano le questioni chiave che vengono discusse, le mozioni proposte o votate e le attività da intraprendere. I verbali di una riunione sono generalmente redatti da un membro designato del gruppo. Il loro compito è fornire una registrazione accurata di ciò che è emerso durante la riunione.

Verbali delle riunioni

Passaggi coinvolti nella registrazione dei verbali delle riunioni

Ci sono cinque passaggi principali coinvolti nella registrazione dei verbali di una riunione. Loro sono:

  • Organizzare in anticipo
  • Record di presa
  • Scrivere o trascrivere i verbali
  • Condivisione dei verbali delle riunioni
  • Archiviazione o archiviazione di verbali per referenziazione futura

Organizzare in anticipo

Se una riunione è ben pianificata in anticipo, prendere verbali sarà molto più facile. Detto questo, il presidente CEO A CEO, abbreviazione di Chief Executive Officer, è l'individuo di più alto rango in un'azienda o organizzazione. L'amministratore delegato è responsabile del successo complessivo di un'organizzazione e delle decisioni manageriali di alto livello. Leggi una descrizione del lavoro e il segretario o il registratore di minuti dovrebbero collaborare per determinare in anticipo l'ordine del giorno della riunione. Ad esempio, la persona che registra i verbali potrebbe collaborare con il presidente per redigere un documento che fungerà da ordine del giorno e fornirà il formato per la riunione.

Agenda delle riunioni

Se non è possibile per il presidente e il segretario incontrarsi e elaborare una bozza, spetta al segretario ottenere una copia dell'ordine del giorno prima dell'inizio della riunione. L'ordine del giorno della riunione servirà da guida su come prendere appunti e preparare i verbali. Inoltre, l'ordine del giorno include anche altri dettagli, che devono essere incorporati nei verbali. Loro includono:

  • Nomi di tutti i membri presenti - inclusi ospiti e relatori
  • Documenti che possono essere distribuiti nel corso della riunione, come le copie di un elenco di proposte da votare

Aspettative

Quando una persona viene scelta come registratore di minuti, è importante che sappia cosa ci si aspetta da lui. Pertanto, l'individuo dovrebbe avvicinarsi al presidente del comitato e chiedere quale sarà il suo ruolo nella riunione. Ad esempio, se la riunione comporterà la proposta di mozioni Voto per delega Un voto per delega è una delega dell'autorità di voto a un rappresentante per conto del titolare del voto originale. Il partito che riceve l'autorità di voto è noto come Delegato e il titolare del voto originale è noto come il Preside. Il concetto è importante nei mercati finanziari e in particolare con le società pubbliche, il membro designato dovrebbe chiedere se deve includere i nomi di coloro che propongono mozioni e di quelli che distaccano.

Cosa includere nei verbali delle riunioni

Prima di registrare qualsiasi dettaglio, un registratore di minuti designato dovrebbe familiarizzare con il tipo di informazioni che dovrebbero registrare. Un gruppo può utilizzare un formato specifico per registrare le note ma, nel complesso, i verbali di una riunione in genere includono i seguenti dettagli:

  • Data e ora della riunione
  • Nomi dei partecipanti e dei partecipanti assenti
  • Accettazione o modifiche ai verbali della precedente riunione
  • Decisioni prese su ogni punto all'ordine del giorno, quali:
    • Attività intraprese o concordate
    • Prossimi passi
    • Risultati delle elezioni Voto diretto Il voto diretto, comunemente noto come voto statutario, è un sistema di voto aziendale che può essere utilizzato per eleggere amministratori o per votare su questioni importanti
    • Mozioni accettate o respinte
    • Nuovo business
    • Data e ora della prossima riunione

Il processo di redazione dei verbali delle riunioni

Al termine della riunione, la persona incaricata di scrivere il verbale dovrebbe ottenere tutte le risorse di cui ha bisogno per redigere il verbale in modo chiaro e presentabile. Ecco alcuni suggerimenti da considerare:

  • Al termine della riunione, non impiegare troppo tempo per scrivere il verbale. In questo modo, tutto ciò che è avvenuto durante la riunione è ancora fresco nella tua mente.
  • Rivedere la struttura che era stata creata in precedenza e apportare le modifiche necessarie. Ciò potrebbe includere l'aggiunta di informazioni aggiuntive o il chiarimento di alcune delle questioni sollevate. Inoltre, controlla che tutti i verdetti, le attività e le mozioni siano stati chiaramente registrati.
  • Rivedi i verbali e assicurati che siano brevi ma chiari.

Distribuzione dei verbali delle riunioni

Una volta che il segretario ha completato la scrittura dei verbali, dovrebbe condividerli con i membri del gruppo. Possono essere condivisi online o tramite cloud. Considerando che i minuti e altri tipi di documenti possono richiedere molte scartoffie, potrebbe essere preferibile utilizzare un approccio di condivisione senza carta.

Ad esempio, se il registratore di minuti stava documentando i minuti utilizzando Microsoft Word, che non offre la condivisione in linea, potrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di Google Docs, che offre un modo per condividere documenti in linea con altri utenti.

Il registratore dovrebbe anche salvare una copia dei verbali della riunione per riferimento futuro. La maggior parte delle aziende memorizza i propri minuti online, in Google Docs o OneDrive.

Key Takeaway

I verbali delle riunioni sono importanti perché vengono utilizzati per documentare le questioni chiave sollevate durante una riunione. Ad esempio, verbali efficaci possono indicare gli approcci proposti per risolvere un particolare problema e il motivo principale per cui i membri scelgono un metodo rispetto all'altro.

I verbali della riunione possono essere registrati manualmente o su un dispositivo elettronico come un laptop o un iPad. Dopo la riunione, il registratore rivede i verbali e apporta le modifiche ove necessario. I verbali della riunione vengono quindi condivisi con i partecipanti al gruppo. Oltre alla distribuzione, i verbali vengono salvati anche per riferimento futuro.

Modello

Modello di minuti

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