Cos'è un budget di progetto?

Il Project Budget è uno strumento utilizzato dai project manager per stimare il costo totale di un progetto. Un modello di budget di progetto include una stima dettagliata di tutti i costi che potrebbero essere sostenuti prima del completamento del progetto.

I grandi progetti commerciali possono avere budget di progetto lunghi diverse pagine. Tali progetti hanno spesso un gran numero di costi associati, come costi di manodopera, costi di approvvigionamento dei materiali e costi operativi Costi fissi e variabili Il costo è qualcosa che può essere classificato in diversi modi a seconda della sua natura. Uno dei metodi più diffusi è la classificazione in base ai costi fissi e ai costi variabili. I costi fissi non cambiano con l'aumento / diminuzione delle unità di volume di produzione, mentre i costi variabili sono esclusivamente dipendenti. Il budget di progetto stesso è un documento dinamico. Viene continuamente aggiornato nel corso del progetto.

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L'importanza del budget di un progetto

Inizialmente, il budget del progetto consente al project manager di determinare quanto probabilmente costerà il progetto. Durante il corso del progetto, consente al project manager di verificare se il progetto rispetta o meno il budget.

Esempio di budget di progetto

Di seguito è riportato un modello di esempio di budget di progetto:

Screenshot del modello di budget del progetto

Diamo un'occhiata al modello di budget del progetto di esempio mostrato sopra. John è un project manager responsabile del completamento del progetto ABC. John organizza il progetto in un formato Work Breakdown Structure (formato WBS). Project ABC ha 2 attività principali. A ciascuna di queste attività primarie sono associate 3 attività secondarie. Infine, ogni attività secondaria ha 2 attività terziarie associate. Il progetto ABC richiede l'uso di lavoro e capitale per il suo completamento. Il modello di budget del progetto ha sezioni separate per lavoro e capitale.

Per semplicità, si è ipotizzato che il lavoro addebiti un tasso salariale specifico per ciascuna delle attività principali. In pratica, i tassi salariali possono essere diversi per ciascuno dei compiti secondari e terziari. Inoltre, alcuni progetti complessi possono richiedere l'uso di altre risorse oltre al lavoro e al capitale.

Passo 1

Esaminiamo l'attività 1: all'inizio del progetto, John stima quanto segue sull'attività 1.

  • Lavoro: l' attività 1, che è un'attività primaria, richiederà 40 ore. Delle 40 ore, 10 ore saranno dedicate all'attività 1.1, 20 ore all'attività 1.2 e 10 ore all'attività 1.3. Delle 10 ore assegnate per l'attività 1.1, 5 ore ciascuna saranno dedicate alle attività 1.1.1 e 1.1.2. Delle 20 ore assegnate per l'attività 1.2, 10 ore ciascuna saranno spese per le attività 1.2.1 e 1.2.2. Delle 10 ore assegnate per l'attività 1.3, 5 ore ciascuna saranno dedicate alle attività 1.3.1 e 1.3.2. Ogni ora di lavoro dovrebbe costare $ 20. Pertanto, l'attività 1 dovrebbe sostenere costi di manodopera per un totale di $ 800.
  • Capitale: l' attività 1 richiede 20 unità di capitale. Ogni unità di capitale dovrebbe costare $ 50. Pertanto, l'attività 1 dovrebbe sostenere costi di capitale del valore di $ 1.000.
  • Complessivamente: si prevede che l'attività 1 costerà $ 1.800.

Passo 2

Dopo aver fatto le stime di cui sopra, John inizia a lavorare con il progetto ABC. Tuttavia, al termine dell'attività 1, John si rende conto di quanto segue:

  • Lavoro: l' attività 1 ha richiesto in realtà solo 38 ore per essere completata. L'attività 1.1 ha richiesto 12 ore, l'attività 1.2 ha richiesto 15 ore e l'attività 1.3 ha richiesto 11 ore. Le attività 1.1.1 e 1.1.2 hanno richiesto 6 ore ciascuna. Le attività 1.2.1 e 1.2.2 hanno richiesto rispettivamente 8 e 7 ore e le attività 1.3.1 e 1.3.2 hanno richiesto rispettivamente 4 e 7 ore. Inoltre, ogni ora di lavoro ha effettivamente addebitato $ 25 a causa di un aumento della domanda di lavoro del mercato. Pertanto, l'attività 1 ha sostenuto costi di manodopera di $ 950.
  • Capitale: l' attività 1 necessitava effettivamente di 30 unità di capitale per il suo completamento. Pertanto, l'attività 1 ha sostenuto costi di capitale di $ 1.500.
  • Complessivamente: l' attività 1, che avrebbe dovuto costare $ 1.800, in realtà è costata $ 2.450.

Lo stesso processo viene ripetuto per l'attività 2. Come si può vedere dal modello di budget del progetto sopra, Project ABC ha superato il budget di $ 420.

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