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Cos'è la contabilità salariale?

La contabilità salariale è essenzialmente il calcolo, la gestione, la registrazione e l'analisi della retribuzione dei dipendenti Retribuzione La retribuzione è qualsiasi tipo di retribuzione o pagamento che un individuo o un dipendente riceve come pagamento per i propri servizi o per il lavoro svolto per un'organizzazione o azienda. Comprende lo stipendio base che un dipendente riceve, insieme ad altri tipi di pagamento che maturano nel corso del loro lavoro, che. Inoltre, la contabilità dei salari include anche la riconciliazione dei benefici. Social Security Social Security è un programma del governo federale degli Stati Uniti che fornisce assicurazioni sociali e benefici a persone con reddito inadeguato o nullo. Il primo Sociale, e le ritenute alla fonte e le detrazioni relative al risarcimento.Il calcolo del libro paga è fortemente influenzato dai requisiti legali di ciascun paese (può dipendere anche dai requisiti statali o locali della città).

Principali costi della contabilità del libro paga

I costi del personale sono legati agli obblighi (spese) assunti da un datore di lavoro. Finanziano i compensi corrisposti ai dipendenti per il loro lavoro diretto o come conseguenza di benefici obbligatori definiti da requisiti legali.

La somma di tutti i concetti sopra elencati costituisce la spesa maturata per mantenere un dipendente sul libro paga.

Secondo i principi contabili, tutti i ratei passivi Ratei passivi I ratei passivi sono spese che vengono rilevate anche se non sono stati pagati contanti. Queste spese sono solitamente accoppiate con le entrate tramite il principio di corrispondenza dei GAAP (principi contabili generalmente accettati). deve soddisfare il principio di abbinamento Principio di abbinamento Il principio di abbinamento è un concetto contabile che impone alle aziende di rendicontare le spese contemporaneamente ai ricavi a cui sono correlate. I ricavi e i costi vengono compensati nel conto economico per un periodo di tempo (ad esempio, un anno, un trimestre o un mese). Esempio del principio di abbinamento. Il principio di abbinamento afferma che tutte le spese devono corrispondere nel periodo in cui vengono riportati tutti i ricavi correlati (non dipende dalla data di pagamento). Per esempio,se un dipendente viene assunto il primo giorno di dicembre ma pagato la prima settimana di gennaio, la spesa relativa alla manodopera del dipendente deve essere rilevata in dicembre.

Nota: il compenso per il lavoro dei dipendenti non è sempre riconosciuto come una spesa. Ad esempio, se il lavoro dei dipendenti serviti per la produzione di un prodotto o di un bene, il compenso (comprese le disposizioni) dovrebbe essere registrato come costo di produzione del prodotto (inventario Inventario Inventario è un conto delle attività correnti trovato nel bilancio, costituito da tutte le materie prime materiali, prodotti in corso di lavorazione e prodotti finiti che un'azienda ha accumulato. È spesso considerato il più illiquido di tutte le attività correnti, quindi è escluso dal numeratore nel calcolo del rapporto rapido.) o attività e rilevato come costo quando l'inventario viene venduto (tramite il costo del venduto) o l'attività viene utilizzata (tramite l'ammortamento).

Obblighi di prestazione nell'ambito della contabilità salariale

Gli obblighi di prestazione sono legati a trattenute o trattenute dal salario dei dipendenti. Le trattenute non vengono pagate direttamente ai dipendenti, ma di solito vengono corrisposte successivamente a istituzioni governative o società private. Le ritenute più comuni secondo le leggi statunitensi sono:

Ritenute federali: trattenute per imposte federali sul reddito
Ritenute statali: trattenute per imposte statali sul reddito
FICA da pagare: trattenute per previdenza sociale e Medicare
Disabilità statale: tasse statali d'invalidità
Assicurazione sanitaria dei dipendenti: trattenute per la copertura assicurativa sanitaria
401K: trattenute per il risparmio previdenziale.

Altre ritenute includono:

Trattenute ordinate dal tribunale: trattenute dallo stipendio disposte dal tribunale per scopi specifici.
Quote sindacali

Impostazione della contabilità salariale

Prima di iniziare il processo di assunzione, ci sono alcuni requisiti o considerazioni importanti che i datori di lavoro devono soddisfare. Sono conformi alla legislazione federale degli Stati Uniti e possono variare da stato a stato.

1. Numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN)

Viene utilizzato per tenere traccia dei pagamenti delle tasse federali. Una società deve ottenere un EIN dall'IRS.

2. Tipo di pagamento e periodicità

Dopo aver deciso il livello salariale (in base alla posizione, esperienza, settore, ecc.) E il tipo (retribuzione oraria o annuale), selezionare il periodo in cui verranno pagati i dipendenti. I pagamenti sono generalmente selezionati tra settimanale, bisettimanale o mensile. I periodi di pagamento non dovrebbero essere più lunghi della base mensile.

3. Benefici e assicurazioni per i dipendenti

Se i datori di lavoro offrono vantaggi extra come un'assicurazione o un piano pensionistico 401K, dovranno decidere quanto contribuire come datore di lavoro e quanto del costo il dipendente deve assumere per ottenere il beneficio.

4. Moduli dei dipendenti

Quando si assumono dipendenti, è importante raccogliere tutte le informazioni relative al diritto di lavorare negli Stati Uniti e le informazioni personali. I moduli più importanti sono il modulo I-9 (per verificare se il dipendente ha la cittadinanza o il diritto di lavorare negli Stati Uniti con un permesso di lavoro), il modulo W-4 (informazioni personali dei dipendenti - completando questo modulo, si ottiene il informazioni necessarie per calcolare la ritenuta alla fonte applicabile a un dipendente) e Modulo di deposito diretto.

Calcoli nella contabilità salariale

Dopo aver impostato la società per assumere dipendenti e aver raccolto tutte le informazioni relative ai dipendenti, l'azienda dovrà seguire questi passaggi:

Calcola la retribuzione diretta e indiretta per il lavoro: al termine di un mese, somma tutti i costi per la compensazione diretta, come stipendi e straordinari (la maggior parte delle trattenute e degli accantonamenti sono calcolate in base a questi concetti).
Quindi, somma concetti indiretti come commissioni e bonus (controlla i tuoi requisiti federali e statali per vedere se devono essere inclusi nel calcolo per ritenute o detrazioni).
Calcola ritenute e detrazioni: dopo aver determinato la base per ciascuna ritenuta o detrazione in base al passaggio precedente, calcola le imposte e le detrazioni salariali dei dipendenti in base ai requisiti applicabili.
Calcola accantonamenti: gli accantonamenti sono ratei passivi che generano passività che verranno pagate in futuro. Le spese che sono il risultato di requisiti legali come ferie e ferie sono rilevate come accantonamenti nel periodo in cui sono sostenute, sebbene siano pagate nei mesi successivi. Sono il risultato del rapporto contrattuale con il dipendente.
Registra le voci nei libri.
Genera pagamenti: dopo aver calcolato e registrato le voci contabili, le società devono generare i pagamenti a dipendenti, enti governativi (relativi a ritenute) e altre entità. Questo processo può spesso essere appaltato a terzi, come Ceridian.
Calcolare gli adeguamenti a posteriori degli accantonamenti: a causa della natura degli accantonamenti, che si basano su stime, è importante ricalcolare e rettificare gli accantonamenti se necessario.

Takeaway chiave

La chiave per la contabilità del libro paga è riconoscere quando un concetto viene assunto dal datore di lavoro o dal dipendente. Padroneggiando la base di calcolo per le tasse e le detrazioni federali, statali e cittadine, sarai in grado di calcolare correttamente i pagamenti dei salari. Poiché gli accantonamenti si basano su stime, sarà necessario ricalcolarli prima del pagamento per effettuare gli adeguamenti necessari. È anche importante impostare tutti i requisiti legali e procedurali prima di assumere un dipendente perché ciò ti aiuterà a ridurre l'attività di ritrattamento.

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