La gestione dei volontari si riferisce al processo di creazione di sistemi per il reclutamento, la formazione, il coinvolgimento e il coordinamento dei volontari. In termini semplici, si tratta di gestire i volontari in un'organizzazione senza scopo di lucro Tipi di organizzazioni Questo articolo sui diversi tipi di organizzazioni esplora le varie categorie in cui possono rientrare le strutture organizzative. Strutture organizzative e il lavoro che svolgono. Mettere in atto un adeguato piano di gestione dei volontari può aiutare un'organizzazione ad accelerare il progresso delle sue operazioni, oltre a raggiungere i suoi obiettivi.
Oltre a pianificare il reclutamento e la formazione dei volontari, un'organizzazione deve formulare strategie per la supervisione del lavoro svolto dai volontari e motivarli a continuare a svolgere i propri compiti. A causa della diversità delle organizzazioni non profit Come avviare un'organizzazione senza scopo di lucro Un'organizzazione senza scopo di lucro è costituita per qualsiasi altro scopo diverso dal realizzare un profitto. Invece di distribuire i profitti tra i direttori, le strategie che mettono in atto possono variare da un'organizzazione all'altra.
Tuttavia, quando concepisce come gestire i volontari, un'organizzazione dovrebbe concentrarsi sulle migliori strategie che aiutano i volontari a svolgere il loro lavoro, aiutando nel contempo a raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione.
Strategie di gestione dei volontari
Esistono diverse strategie che le organizzazioni possono utilizzare per gestire i propri volontari e attingere alle loro capacità e talenti. Alcune delle strategie includono:
# 1 Reclutamento
Il primo passo nella gestione dei volontari è reclutare i volontari giusti. Un'organizzazione ha bisogno di mettere in atto sistemi che aiutino a trovare i volontari giusti con abilità specifiche Abilità interpersonali Le abilità interpersonali sono le abilità richieste per comunicare, interagire e lavorare in modo efficace con individui e gruppi. Quelli con buone capacità interpersonali sono forti comunicatori verbali e non verbali e sono spesso considerati "bravi con le persone". e talenti a vantaggio dell'organizzazione. La creazione di preferenze predeterminate per il tipo di volontari a cui l'organizzazione è interessata può aiutare ad accelerare il processo di reclutamento e ottenere persone con competenze ed esperienze specifiche.
Quando si reclutano volontari, l'organizzazione dovrebbe raccogliere dati sui volontari come titoli di studio, abilità, hobby e lingue che parlano, che possono aiutare l'organizzazione ad assegnare compiti in base a ciò che i volontari sono appassionati o su cui si sentono a proprio agio nel lavorare. Abbinare i compiti alle competenze può aiutare ad aumentare la produttività e l'unità. Coesione del team La coesione del team è la forza e l'estensione della connessione interpersonale esistente tra i membri di un gruppo. È questo legame interpersonale che fa sì che i membri partecipino prontamente e rimangano motivati a raggiungere gli obiettivi prefissati. I team coesi hanno un atteggiamento di "noi stessi". tra le squadre di volontari.
# 2 Impegno
Dopo aver reclutato e accolto i volontari in azienda, il passo successivo è coinvolgerli in modo che si sentano apprezzati e utili per l'organizzazione. Uno degli errori commessi dalle aziende è assegnare ai volontari compiti in cui non sono esperti, il che porta a una diminuzione della produttività e ad un elevato turnover dei volontari.
Un'organizzazione può mantenere i volontari impegnati riconoscendo le capacità del volontario e creando opportunità che li mantengano coinvolti in attività produttive. Consentire ai volontari di rimanere inattivi la maggior parte del tempo può farli sentire sottoutilizzati e può incoraggiarli a cercare altre strade in cui le loro capacità possono essere utilizzate in modo migliore.
Un altro modo per coinvolgere i volontari è rendere il volontariato un'attività divertente organizzando attività sportive in cui le squadre di volontari competono e vincono premi. Altre attività a cui i volontari possono partecipare includono gare di cucina, campi di fitness, barbecue e allenamento all'aperto. Team Building Il team building si riferisce alle attività intraprese da gruppi di persone al fine di aumentare la loro motivazione e stimolare la cooperazione. Molte persone usano le frasi "team building" e "lavoro di squadra" in modo intercambiabile. Tuttavia, sono due concetti distinti. Mentre il team building pone l'accento sulla creazione di gruppi.
# 3 Conservazione
Mantenere i volontari è spesso difficile per la maggior parte delle organizzazioni non profit, a causa della complessità della gestione di grandi team di volontari con competenze e abilità diverse a meno che non sia in atto un adeguato sistema di gestione dei volontari. Uno dei modi in cui un'organizzazione può aumentare la fidelizzazione è mantenere i volontari in contatto con i manager. I volontari dovrebbero essere in grado di presentare le loro domande, raccomandazioni e risultati ai gestori dei volontari con facilità e ricevere una risposta prontamente.
Inoltre, l'organizzazione dovrebbe consentire ai volontari di vedere l'impatto del loro lavoro sul raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione. Ad esempio, se i volontari stanno costruendo un'applicazione mobile per proteggere la fauna selvatica dal bracconaggio, l'organizzazione dovrebbe fornire un feedback sui progressi dell'applicazione nel frenare il bracconaggio fornendo statistiche sugli animali che hanno salvato dal bracconaggio. Ciò fornisce un senso di successo e realizzazione, che motiva i volontari a costruire sistemi migliori.
# 4 Tracciamento
Il monitoraggio è un'altra strategia che può aiutare nella gestione dei volontari. Implica l'automazione del processo di lavoro per aiutare i volontari a conoscere il numero di programmi che hanno sostenuto durante un periodo specifico e il numero di ore che hanno contribuito a ciascun programma.
Conoscere il livello di contributo che hanno dato all'organizzazione può aiutare i volontari a tenere conto del loro tempo e generare rapporti sui loro progressi nell'organizzazione. Se un'organizzazione supervisiona un programma di riconoscimento e premiazione, può utilizzare i suoi sistemi di tracciamento per identificare i volontari che hanno contribuito di più all'organizzazione.
# 5 Comunicazione
Uno strumento essenziale nella gestione dei volontari è la creazione di un canale di comunicazione efficace che i volontari e la direzione possono utilizzare per comunicare le informazioni tra loro. Un'organizzazione richiede un canale di comunicazione efficiente che può utilizzare per promuovere le attività di volontariato imminenti, fornire informazioni sui volontari ai partecipanti, informare i volontari su eventi importanti e interagire e seguire i volontari per ottenere il loro feedback sulle attività di volontariato.
Un'organizzazione dovrebbe testare vari metodi di comunicazione come newsletter, e-mail, siti web di social media, ecc., Per sapere quale metodo di comunicazione preferiscono i volontari. Inoltre, l'organizzazione dovrebbe assicurarsi che la loro comunicazione sia coerente e chiara in modo che possa essere conveniente per i volontari.
Risorse addizionali
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