Qual è il formato corretto della lettera commerciale?

Una lettera commerciale dovrebbe sempre seguire un certo formato e struttura per garantire che venga ricevuta in modo professionale e conforme agli standard. Sebbene esistano molti diversi tipi di lettere commerciali, questa guida esaminerà un esempio dettagliato del formato di lettera commerciale più classico.

Come formattare una lettera commerciale

Panoramica della lettera commerciale

In società di affari Una società è un'entità legale creata da individui, azionisti o azionisti, con lo scopo di operare a scopo di lucro. Le società possono stipulare contratti, citare in giudizio ed essere citate in giudizio, possedere beni, versare tasse federali e statali e prendere in prestito denaro da istituzioni finanziarie. , una lettera è semplicemente qualsiasi tipo di corrispondenza inviata tra due parti. Può riguardare qualsiasi argomento e inviato tramite molti metodi di consegna come e-mail, posta ordinaria e consegna a mano.

Il tono che assumi nella lettera dipenderà da chi è il pubblico e dallo scopo della comunicazione. Competenze interpersonali Le abilità interpersonali sono le abilità richieste per comunicare, interagire e lavorare in modo efficace con individui e gruppi. Quelli con buone capacità interpersonali sono forti comunicatori verbali e non verbali e sono spesso considerati "bravi con le persone". è. A volte dovrai essere più formale e altre volte una voce più casuale è appropriata.

L'esempio fornito di seguito è una voce neutra e un livello moderato di formalità.

Struttura della lettera commerciale

Di seguito è riportato un esempio di come è strutturata e strutturata una lettera commerciale. Sentiti libero di copiare e incollare il testo nella tua email, Word o documento Google e assicurati di personalizzarlo e correggerlo accuratamente.

[Nome del mittente]

[Nome azienda del mittente]

[Indirizzo del mittente]

[Città, stato / provincia e codice postale del mittente]

[Numero di telefono e / o indirizzo email del mittente]

[Data]

[Nome del destinatario]

[Nome azienda del destinatario]

[Indirizzo del destinatario]

[Città, stato / provincia e codice postale del destinatario]

[Numero di telefono e / o indirizzo email del destinatario]

[Soggetto]

[Gentile Nome],

[Introduzione: qui è dove spieghi lo scopo della lettera, ad esempio perché la stai scrivendo, cosa speri di ottenere da essa e qualsiasi altra informazione importante che desideri dichiarare in anticipo.]

[Sezione centrale: qui è dove elabori e fornisci maggiori dettagli su ciò che hai delineato nel primo paragrafo. Potrebbero esserci molti altri paragrafi come questo a seconda di quanto deve essere lunga la lettera]

[Conclusione: questo è il luogo in cui concludere e riassumere le cose. Potrebbe esserci un invito all'azione o passaggi successivi inclusi in questo paragrafo.]

[Cordiali saluti],

[Firma]

[Nome del mittente]

Esempio di lettera commerciale completa

Ora che hai familiarità con il formato della lettera commerciale, diamo un'occhiata a un esempio con informazioni reali incorporate.

John Bravo

ABC Education Inc.

1234 - 123 Street

New York, NY 01218

21 maggio 2018

Sarah Geenie

XYZ Company Inc.

6789-789 Street

New York, NY 04851

Ri: frequenza di fatturazione aggiornata

Gentile Sig.ra Geenie,

Ti scrivo per informarti del nostro nuovo modello di determinazione del prezzo in vigore dal 1 ° febbraio 2019. Il primo febbraio, passeremo da un ciclo di fatturazione annuale a un ciclo di fatturazione trimestrale e questa lettera contiene informazioni importanti che potrebbero avere un impatto sulla tua organizzazione.

Dopo aver condotto ricerche approfondite e ricevuto feedback dai nostri clienti, abbiamo stabilito che la maggior parte dei clienti preferisce fortemente un ciclo di fatturazione trimestrale piuttosto che annuale. Per soddisfare al meglio le tue esigenze, abbiamo deciso di offrire questo vantaggio, che entrerà in vigore il 1 ° febbraio 2019.

Questa lettera è semplicemente per informarti delle modifiche imminenti e non è richiesta alcuna azione immediata da parte tua in questo momento. Ti ringraziamo per il tuo continuo lavoro.

Cordiali saluti,

John Bravo

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Modello di formato lettera commerciale

Considerazioni aggiuntive sulla formattazione

Oltre al formato e alla struttura complessivi sopra descritti, potresti anche considerare le seguenti informazioni come pratiche commerciali standard.

Gli standard di formattazione comuni includono:

  • Arial, Times New Roman o un carattere standard simile
  • Dimensione 11 o 12 punti
  • Maiuscole del caso della frase
  • sfondo bianco
  • Carta di formato 5 "x 11"
  • Layout verticale
  • Margini di 1 pollice
  • Spaziatura singola, 1,5 o doppia
  • Colore del carattere nero
  • Uso di carta intestata aziendale
  • Stampa solo fronte o fronte-retro
  • Semplice sfondo bianco

Risorse addizionali

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