I rischi del foglio di calcolo esistono anche nelle grandi aziende che utilizzano tali programmi. Sebbene i fogli di calcolo siano considerati tra gli strumenti più importanti e potenti per le organizzazioni Tipi di organizzazioni Questo articolo sui diversi tipi di organizzazioni esplora le varie categorie in cui possono rientrare le strutture organizzative. Strutture organizzative e aziende negli ultimi decenni, ciò non toglie che i fogli di calcolo siano soggetti a errori umani. Inoltre, possono essere facilmente modificati e manipolati e spesso mancano di controllo interno.
Errori del foglio di calcolo e loro impatto
I fogli di calcolo sono comodi da usare, soprattutto per i contabili. Guida salariale contabile In questa guida salariale contabile, ti forniamo le cifre della retribuzione intermedia per coloro che lavorano sia nella contabilità pubblica che privata. I contabili sono responsabili dell'esame dei rendiconti finanziari per garantire l'accuratezza e la conformità con le leggi e i regolamenti esistenti, gestendo attività fiscali come il calcolo della e altri professionisti finanziari. Tuttavia, i fogli di calcolo attendono che le unità e le cifre vengano inserite in essi dalla componente umana del processo di revisione. Poiché gli esseri umani sono inclini a commettere errori, è possibile commettere errori sui fogli di calcolo.
Esistono fondamentalmente tre categorie principali di errori del foglio di calcolo, vale a dire:
- Errori di input dei dati
- Calcolo o formula Formule Excel Cheat Sheet Il cheat sheet delle formule Excel di Finance ti fornirà tutte le formule più importanti per eseguire analisi finanziarie e modellazione nei fogli di calcolo Excel. Se vuoi diventare un maestro dell'analisi finanziaria di Excel e un esperto nella creazione di modelli finanziari, sei nel posto giusto. errori
- Errori di formattazione
Gli errori sono l'inizio dei rischi. Quando tali errori si verificano frequentemente e diventano un'abitudine, il rischio aumenta. Spesso mancano il controllo degli errori e la revisione, il che può essere dannoso per l'attività. In effetti, gli errori nei fogli di calcolo si verificano molto frequentemente, a un tasso stimato dell'88%.
Esempi di rischi del foglio di calcolo
Al fine di creare rapporti su fogli di calcolo accurati e privi di errori, è importante che i contabili e gli imprenditori comprendano i diversi rischi del foglio di calcolo. Sono spiegati di seguito:
1. Utenti non qualificati
Molte persone pensano che la conoscenza di base nell'uso di Microsoft Excel sia già uguale alla conoscenza nell'uso dei fogli di calcolo. Questo non è vero, poiché l'utilizzo di fogli di calcolo richiede una formazione rigida non solo per i revisori principianti Big 4 società di consulenza Le 4 società di consulenza Big sono gli attori chiave nel settore della contabilità pubblica. Le 4 società di consulenza Big sono KMPG, Deloitte, PwC e EY. Offrono una vasta gamma di servizi come contabilità, consulenza gestionale, fiscalità, valutazione del rischio e audit. Scopri i servizi dei quattro grandi e la loro formazione continua per gli aggiornamenti. Una conoscenza ed esperienza mediocri possono portare a calcoli imprecisi, all'uso di formule sbagliate e persino al collegamento ad altre presentazioni di fogli di calcolo.
2. Linee guida insufficienti per la preparazione del foglio di calcolo
L'utilizzo del foglio di calcolo dovrebbe essere preparato dagli utenti dotandosi delle giuste conoscenze. Pertanto, le organizzazioni dovrebbero fornire una guida che spieghi come i fogli di calcolo vengono utilizzati nel linguaggio più semplice possibile. Dovrebbe contenere informazioni e istruzioni su come utilizzare il software per fogli di calcolo.
3. Riciclaggio dei dati
Taglia e incolla è un'abitudine comune delle persone. Sebbene faccia risparmiare molto tempo e consenta alle persone di fare di più in un periodo di tempo più breve, non è sempre una buona idea. Questo perché, nel tempo, le formule possono essere danneggiate e modificate e i collegamenti interrotti, il che può portare a rapporti imprecisi.
4. Errori nei fogli di calcolo
Non importa quanto sia bravo un utente nell'eseguire i calcoli del foglio di calcolo, il rischio di commettere errori è sempre alto a causa di fattori umani. Ciò è particolarmente vero con le abitudini delle persone di chattare, fare frequenti pause in bagno, controllare i telefoni e altre abitudini.
5. Perdita di dati
In così tanti casi, molti dati vengono persi a causa di guasti e interruzioni di corrente. In questi casi, le ore di immissione dei dati si perdono in un batter d'occhio, costringendo il commercialista a dover rifare tutto dall'inizio, perdendo tempo e risorse.
Come affrontare i rischi del foglio di calcolo
Proprio come altre forme di rischio, i rischi del foglio di calcolo devono essere affrontati per ridurli al minimo o eliminarli una volta per tutte.
1. Formazione e sviluppo continuo
Come già accennato in precedenza, i programmi di formazione sono necessari per ogni azienda che utilizza fogli di calcolo nei propri rapporti. Tale formazione dovrebbe essere fornita a tutti gli utenti del software, siano essi principianti o veterani nel processo. È necessario condurre una formazione regolare per assicurarsi che tutti siano aggiornati con i cambiamenti e le nuove tendenze nell'uso dei fogli di calcolo.
2. Sicurezza dei dati
Le password devono essere in atto per proteggere i rapporti del foglio di calcolo e limitare l'accesso solo ai contabili dell'azienda. Per affrontare il riciclaggio dei dati e l'immissione dei dati, si consiglia di tenere separati i calcoli aziendali dai dati di input.
Dovrebbe essere presente anche la presenza di opzioni di convalida dei dati che aiutano i contabili e i revisori a limitare l'immissione dei dati se non autorizzati.
3. Backup dei dati
La perdita di dati può essere evitata salvando costantemente il rapporto del foglio di calcolo mentre il contabile prosegue il suo lavoro. Inoltre, i file devono essere sempre salvati in rete e non solo sul desktop per proteggere una copia di backup in caso di guasto di una delle macchine.
4. Software di buona qualità
Le aziende dovrebbero investire in software per fogli di calcolo di buona qualità. Quelle più costose possono costare di più all'azienda, ma di solito è solo una spesa una tantum che può essere recuperata creando report accurati.
Parola finale
I rischi del foglio di calcolo sono reali e, se lasciati irrisolti, pongono grandi problemi alle aziende e alle organizzazioni. Con i fogli di calcolo, sia gli esseri umani che le macchine lavorano insieme per creare report aziendali accurati.
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